Đâu là những mẹo hay thông báo chuyển văn phòng? Địa chỉ mới của văn phòng công ty sẽ được cập nhật trong văn bản, cùng với thông tin về dịch vụ giao dịch, điểm kinh doanh, nhân viên, đối tác và điểm văn phòng mới của doanh nghiệp. Điều này giúp khách hàng, đối tác dễ dàng liên lạc khi cần thiết. Hãy đọc bài viết hôm nay của Chuyển Nhà Miền Nam để thu thập nội dung, thông tin về điều này nhé!
Lý do nên có mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng
Đối với một doanh nghiệp, việc chuyển đến địa điểm kinh doanh mới có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi chuyển công ty nên chuẩn bị chu đáo và đầy đủ, từ khâu chuẩn bị, vận chuyển đến vận hành cơ sở làm việc mới.
Đặc biệt, sau khi chuyển thì khách hàng cần phải thông báo việc thay đổi địa điểm kinh doanh mới cho đối tác, khách hàng để đảm bảo vẫn duy trì hoạt động kinh doanh khi chuyển đến địa điểm mới.
Tuy nhiên, thông báo chuyển văn phòng cũng cần có thủ tục rõ ràng, thông tin chính xác. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần những mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh chuẩn phù hợp với từng mục đích cụ thể như: chuyển văn phòng, thời gian, điểm giao dịch, thay đổi địa chỉ xưởng, v.v.
>>> Xem thêm: Những Việc Cần Làm Khi Chuyển Đến Văn Phòng Mới
Một số mẹo hay thông báo chuyển văn phòng
Thông báo chuyển văn phòng làm việc cho nhân viên công ty
Nguồn nhân lực luôn là trái tim và linh hồn của một công ty. Do đó, họ nên là người đầu tiên biết về kế hoạch di dời văn phòng. Và nó cũng là nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn.
- Tổ chức một cuộc họp thông báo: Tiết lộ chi tiết về kế hoạch di dời của công ty bạn để tất cả nhân viên có thể biết. Nếu số lượng nhân viên không quá đông, bạn có thể tạo sự tương tác tích cực bằng một cuộc họp nhỏ cùng bữa sáng hoặc bữa trưa nếu có điều kiện.
- Nêu lý do: Giải thích lý do tại sao bạn cần chuyển nơi làm việc theo cách tích cực nhất có thể. Làm cho lý do chuyển tăng cường tinh thần và thể hiện sự nhiệt tình cho sự kiện quan trọng này. Ví dụ, chuyển văn phòng có thể cung cấp điều kiện làm việc tốt hơn, chẳng hạn như có phòng ngủ trưa cho nhân viên.
- Cung cấp thông tin chi tiết: Cung cấp cho mỗi thành viên của bộ phận một thông báo bằng giấy được thiết kế bắt mắt với địa chỉ mới, ngày giờ chuyển đến, quy trình, trạng thái và các tính năng chức năng mới của phòng, tên của người liên hệ của công ty chuyển nhà và các nhiệm vụ được giao cho mỗi người để họ có thể chuẩn bị cho công việc.
- Thu hút nhân viên: Hãy cho nhân viên thấy những ưu điểm của nơi làm việc mới: nếu đi làm xa sẽ có xe đưa đón nhân viên, hay trang thiết bị tiện nghi hơn, văn phòng rộng rãi hơn… Lắng nghe ý kiến của họ để giải quyết những vấn đề còn tồn tại, đưa ra đề xuất cho họ để trình bày những gì họ hình dung về văn phòng mới.
- Hãy đồng cảm: Việc chuyển văn phòng có thể gây căng thẳng và mệt mỏi, vì vậy hãy lưu ý việc chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng đến từng nhân viên như thế nào. Nếu bạn có nhu cầu chuyển nhà, hãy cung cấp thông tin chi tiết về gói chuyển văn phòng cho nhân viên của bạn. Một số nhân viên có thể rời đi, những người khác có thể tiếp tục, vì vậy bây giờ sẽ là thời điểm tốt để đánh giá lại và tổ chức lại đội ngũ nhân viên của bạn.
- Cuối cùng: Gửi email bản tóm tắt thông báo chuyển văn phòng để nhân viên tham khảo.
Thông báo đến khách hàng và đối tác
Thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc văn phòng là một cách lý tưởng để làm mới các liên hệ nghề nghiệp của bạn. Để thuận tiện cho việc thông báo, Quý khách vui lòng xác thực đầy đủ thông tin liên hệ như số điện thoại, email, facebook… của khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, chủ nợ…
Bạn có thể bao gồm những điều sau đây trong thư thông báo chuyển văn phòng của mình:
- Nêu những lý do tích cực của việc chuyển văn phòng (có thể phục vụ khách hàng tốt hơn, cần nơi làm việc rộng rãi hơn do công ty phát triển,…).
- Bạn luôn đánh giá cao và coi trọng mối quan hệ làm ăn của mình.
- Hiện tại, văn phòng cũ vẫn hoạt động bình thường cho đến ngày chuyển đi.
- Giờ mở cửa văn phòng mới.
- Địa chỉ chính xác của văn phòng mới với một bản đồ thu nhỏ.
- Số điện thoại của văn phòng chính và thông tin liên lạc cũ hay mới.
- Địa chỉ e-mail và thông báo trong trường hợp thay thế e-mail mới.
- Ở cuối email, hãy giải thích với họ rằng bạn muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh nồng ấm đã luôn tồn tại.
Thông báo qua website, mạng xã hội và báo chí
Đảm bảo quảng cáo động thái này trên trang web của công ty bạn, các tài khoản truyền thông xã hội và trên các tờ báo nơi bạn đăng thông báo.
- Thiết kế banner kế hoạch thay đổi, chuyển đổi bắt mắt, bao gồm ngày vận chuyển, lý do tích cực nhất…
- Đăng banner trên trang web của bạn, Instagram, Facebook, Twitter… và các mạng xã hội lớn khác. Giữ thông điệp thông báo với biểu ngữ trong ít nhất ba tháng.
- Nếu bạn quảng cáo trên báo chí hoặc các phương tiện in ấn khác, hãy đảm bảo liệt kê địa điểm kinh doanh mới của bạn trong ít nhất sáu tháng.
Thông báo trên trang cá nhân
Đăng các bài đăng trên blog hoặc viết thông báo trên các trang truyền thông xã hội của riêng bạn để thông báo về việc chuyển văn phòng. Chuyển văn phòng là một sự kiện tuyệt vời cho phép bạn nói về công ty của mình, thay đổi thương hiệu của bạn. Mô tả rõ ràng sự kiện này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho các đối tác kinh doanh của bạn.
>>> Bài viết cùng chủ đề: Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Uy Tín – Chất Lượng – Nhanh Chóng
Thông báo cho từng khách hàng cụ thể
Bạn có những khách hàng đặc biệt có giá trị, hãy chăm sóc họ thật tốt. Gọi điện trực tiếp cho họ để giải thích việc chuyển đổi trước khi gửi email cho họ.
Những lưu ý khi thay đổi địa điểm văn phòng làm việc
Chuyển địa điểm làm việc không chỉ là gửi thông báo. Các doanh nghiệp, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng rất nhiều thứ để có thể chuyển văn phòng một cách thuận lợi nhất. Dưới đây là một số lưu ý thêm dành cho doanh nghiệp khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ kinh doanh:
- Thông báo dù đơn giản hay phức tạp, phải được trình bày rõ ràng, viết đúng chính tả và tuân theo các nguyên tắc biên tập chuẩn.
- Các công ty phải tuyên bố chuyển địa điểm văn phòng theo quy định của pháp luật.
- Cần đồng bộ toàn bộ thông tin doanh nghiệp về thay đổi địa chỉ, thông tin công ty từ website, kho lưu trữ, bảng hiệu…
- Thông báo địa chỉ mới cho các đơn vị chuyển phát.
- Chọn thời điểm thích hợp để chuyển văn phòng.
- Phân loại máy móc, thiết bị, đồ dùng và đóng gói cẩn thận tránh hư hỏng vật chất.
- Để đảm bảo việc vận chuyển được an toàn và nhanh chóng hơn, các công ty có thể tìm đến các dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, giá rẻ để thực hiện.
Qua bài viết này, Chuyển Nhà Miền Nam đã chia sẻ đến bạn đọc một số mẹo hay thông báo chuyển văn phòng. Hy vọng rằng, mọi người sẽ thu thập được nhiều kiến thức hay cũng như là nội dung hữu ích từ bài ở số này của chúng tôi nhé!
