5+ Mẹo hay thông báo chuyển văn phòng nhanh chóng, hiệu quả

Những mẹo hay thông báo chuyển văn phòng sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như thông báo việc đổi đại điểm văn phòng 1 cách nhanh chóng. Điều này cũng giúp khách hàng, đối tác dễ dàng liên lạc với văn phòng công ty khi cần thiết. Hãy cùng Chuyển Nhà Miền Nam – Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng, chuyển nhà uy tín khám phá những mẹo siêu hay dưới đây nhé!

Lý do nên có mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Đối với một doanh nghiệp, việc chuyển đến địa điểm kinh doanh mới có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi chuyển địa điểm, công ty nên chuẩn bị chu đáo và đầy đủ, từ khâu chuẩn bị, vận chuyển đến vận hành cơ sở làm việc mới.

Đặc biệt, sau khi chuyển đi thì công ty cần phải thông báo việc thay đổi địa điểm kinh doanh mới cho đối tác, khách hàng để đảm bảo vẫn duy trì hoạt động kinh doanh khi chuyển đến địa điểm mới. Tuy nhiên, việc thông báo cũng cần có thủ tục chuyển văn phòng rõ ràng, thông tin chính xác.

Do đó, doanh nghiệp sẽ cần những mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh chuẩn phù hợp với từng mục đích cụ thể như: chuyển văn phòng, thời gian, điểm giao dịch, thay đổi địa chỉ xưởng, v.v.

Một số mẹo hay thông báo chuyển văn phòng mới

Thông báo chuyển văn phòng làm việc cho nhân viên công ty

Nguồn nhân lực luôn là trái tim và linh hồn của một công ty. Do đó, họ nên là người đầu tiên biết về kế hoạch di dời văn phòng. Và đó cũng là nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn.

• Tổ chức một cuộc họp thông báo: Tiết lộ chi tiết về kế hoạch di dời của công ty bạn để tất cả nhân viên có thể biết. Nếu số lượng nhân viên không quá đông, bạn có thể tạo sự tương tác tích cực bằng một cuộc họp nhỏ cùng bữa sáng hoặc bữa trưa nếu có điều kiện.
• Nêu lý do: Giải thích lý do tại sao bạn cần chuyển nơi làm việc theo cách tích cực nhất có thể. Diễn đạt lý do chuyển văn phòng mới theo hướng tăng cường tinh thần và thể hiện sự nhiệt tình cho sự kiện quan trọng này. Ví dụ, chuyển văn phòng mới nhằm cung cấp điều kiện làm việc tốt hơn, cụ thể như có phòng làm việc mới bổ sung thêm máy photocopy, bàn ghế, phòng ngủ trưa, nghỉ ngơi cho nhân viên.
• Cung cấp thông tin chi tiết: Cung cấp cho mỗi thành viên của bộ phận một thông báo bằng giấy được thiết kế bắt mắt với địa chỉ mới, ngày giờ chuyển đến, quy trình, trạng thái và các tính năng chức năng mới của phòng, tên của người liên hệ của công ty chuyển nhà và các nhiệm vụ được giao cho mỗi người để họ có thể chuẩn bị cho công việc.
• Thu hút nhân viên: Hãy cho nhân viên thấy những ưu điểm của nơi làm việc mới: nếu đi làm xa sẽ có xe đưa đón nhân viên, hay trang thiết bị tiện nghi hơn, văn phòng rộng rãi hơn… Lắng nghe ý kiến của họ để giải quyết những vấn đề còn tồn tại, đưa ra đề xuất cho họ để trình bày những gì họ hình dung về văn phòng mới.
• Hãy đồng cảm: Việc chuyển văn phòng có thể gây căng thẳng và mệt mỏi, vì vậy hãy lưu ý việc chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng đến từng nhân viên như thế nào. Một số nhân viên có thể sẽ rời đi, một số khác có thể tiếp tục, vì vậy, đây chính là thời điểm tốt để đánh giá lại và tái tổ chức đội ngũ nhân viên của bạn.
• Cuối cùng: Gửi email bản tóm tắt thông báo chuyển văn phòng để nhân viên tham khảo.

Thông báo việc chuyển văn phòng mới đến khách hàng và đối tác

Thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc văn phòng là một cách lý tưởng để làm mới cũng như duy trì các liên hệ nghề nghiệp của bạn. Để thuận tiện cho việc thông báo, quý khách vui lòng xác thực đầy đủ thông tin liên hệ như số điện thoại, email, facebook… của khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, chủ nợ…

Bạn có thể đề cập những thông tin sau đây trong thư thông báo chuyển văn phòng của mình:

• Nêu những lý do tích cực của việc chuyển văn phòng (có thể phục vụ khách hàng tốt hơn, cần nơi làm việc rộng rãi hơn do công ty phát triển,…).
• Bạn luôn đánh giá cao và coi trọng mối quan hệ làm ăn của mình.
• Hiện tại, văn phòng cũ vẫn hoạt động bình thường cho đến ngày chuyển đi.
• Giờ mở cửa văn phòng mới.
• Địa chỉ chính xác của văn phòng mới với một bản đồ thu nhỏ.
• Số điện thoại của văn phòng chính và thông tin liên lạc cũ hay mới.
• Địa chỉ e-mail và thông báo trong trường hợp thay thế e-mail mới.
• Ở cuối email, hãy giải thích với họ rằng bạn muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh nồng ấm đã luôn tồn tại.

Thông báo chuyển địa điểm kinh doanh thông qua website, mạng xã hội và báo chí

Bạn có thể thông báo về việc chuyển văn phòng mới trên trang web của công ty bạn, các tài khoản truyền thông xã hội và trên các tờ báo nơi bạn đăng thông báo. Một số công việc cụ thể mà bạn nên làm như:

• Thiết kế banner về việc kế hoạch chuyển đổi địa điểm kinh doanh sao cho bắt mắt, bao gồm ngày vận chuyển, lý do tích cực nhất…
• Đăng banner trên trang web của bạn, Instagram, Facebook, Twitter… và các mạng xã hội lớn khác. Giữ thông điệp thông báo với biểu ngữ trong ít nhất 3 tháng.
• Nếu bạn quảng cáo trên báo chí hoặc các phương tiện in ấn khác, hãy đảm bảo liệt kê địa điểm kinh doanh mới của bạn trong ít nhất 6 tháng.

Thông báo chuyển văn phòng mới trên trang cá nhân

Đăng các bài đăng trên blog hoặc viết thông báo trên các trang truyền thông xã hội của riêng bạn để thông báo về việc chuyển văn phòng. Chuyển văn phòng là một cơ hội tuyệt vời cho phép bạn nói về công ty của mình, thay đổi thương hiệu của bạn. Mô tả rõ ràng sự kiện này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho các đối tác kinh doanh của bạn,…

Thông báo cho từng khách hàng cụ thể

Bạn có những khách hàng đặc biệt, có giá trị, hãy quan tâm và thông báo đến họ thật nhiệt tình và chuyên nghiệp, chẳng hạn: Gọi điện trực tiếp cho họ để giải thích việc chuyển đổi trước khi gửi email cho họ.

Những lưu ý khi thay đổi địa điểm văn phòng làm việc

Bên cạnh việc gửi thông báo khi chuyển địa điểm làm việc, các doanh nghiệp, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng rất nhiều thứ để có thể chuyển văn phòng một cách thuận lợi nhất. Dưới đây là một số lưu ý cũng như những việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho doanh nghiệp khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ kinh doanh:

• Thông báo dù đơn giản hay phức tạp, phải được trình bày rõ ràng, viết đúng chính tả và tuân theo các nguyên tắc biên tập chuẩn.
• Các công ty phải tuyên bố chuyển địa điểm văn phòng theo quy định của pháp luật.
• Cần đồng bộ toàn bộ thông tin doanh nghiệp về thay đổi địa chỉ, thông tin công ty từ website, kho lưu trữ, bảng hiệu…
• Thông báo địa chỉ mới cho các đơn vị chuyển phát.
• Chọn thời gian lý tưởng để chuyển văn phòng.
• Phân loại máy móc, thiết bị, đồ dùng và đóng gói cẩn thận tránh hư hỏng vật chất.
• Để đảm bảo việc vận chuyển được an toàn và nhanh chóng hơn, các công ty có thể tìm đến các dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, giá rẻ để thực hiện quá trình chuyển văn phòng.

Qua bài viết này, Chuyển Nhà Miền Nam đã chia sẻ đến bạn đọc một số mẹo hay thông báo chuyển văn phòng. Hy vọng rằng, mọi người sẽ thu thập được nhiều kiến thức hay cũng như là nội dung hữu ích từ bài viết này của chúng tôi. Và đừng quên liên hệ Chuyển Nhà Miền Nam nếu có nhu cầu thuê dịch vụ chuyển văn phòng chất lượng cao với giá cả hợp lý.