Nắm rõ những việc cần làm khi chuyển văn phòng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian trong quá trình di dời. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết như chuẩn bị thùng carton, phân chia công việc hợp lý, tháo dỡ nội thất, thuê taxi tải, giám sát kỹ lưỡng,… để bảo đảm mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bạn hãy tham khảo những điều nên làm khi thay đổi địa điểm làm việc bên dưới đây hoặc sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Chuyển Nhà Miền Nam để được hỗ trợ tận tình, nhanh chóng nhé!
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi chuyển văn phòng mới
Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình chuyển văn phòng mới diễn ra suôn sẻ, thành công tốt đẹp:
Xác định mục tiêu di dời văn phòng cụ thể
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu di dời văn phòng để đảm bảo sự thay đổi này mang lại giá trị thực tế.
- Tìm kiếm không gian văn phòng lớn hơn: Phù hợp với quy mô phát triển và nhu cầu sử dụng.
- Chuyển đến vị trí thuận lợi hơn: Đảm bảo giao thông tiện lợi và dễ dàng tiếp cận khách hàng, đối tác.
- Cải thiện môi trường làm việc: Tăng cường sự sáng tạo và hiệu quả công việc.
- Tiết kiệm chi phí thuê văn: Tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi công việc và tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
- Thiết lập đội ngũ phụ trách: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
- Xây dựng timeline: Chia nhỏ quá trình thành các giai đoạn như lựa chọn văn phòng, đóng gói, vận chuyển, và lắp đặt đồ đạc, nội thất.
- Dự toán ngân sách: Dự toán chi phí chuyển văn phòng chi tiết, bao gồm chi phí thuê văn phòng mới, vật liệu đóng gói đồ đạc (thùng carton, màng PE, xốp chống sốc,..), thuê taxi vận chuyển, thiết kế nội thất, sửa chữa văn phòng,…
- Liệt kê công việc cần làm: Bao gồm từ thay đổi địa chỉ, hoàn thiện thủ tục giấy tờ đến thiết kế nội thất văn phòng mới.
Tìm kiếm và lựa chọn văn phòng mới phù hợp
Doanh nghiệp nên khảo sát kỹ lưỡng để chọn được văn phòng làm việc tối ưu.
- Xác định tiêu chí lựa chọn: Đánh giá các yếu tố như diện tích, vị trí, giao thông, tiện ích và ngân sách di chuyển văn phòng.
- Nghiên cứu thị trường: Sử dụng website bất động sản, công ty môi giới hoặc tham khảo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác.
- Khảo sát trực tiếp: Kiểm tra cơ sở hạ tầng, môi trường xung quanh, và các yếu tố an ninh.
- Đàm phán hợp đồng thuê: Chú ý các điều khoản như phí dịch vụ, thời gian thuê và trách nhiệm sửa chữa.
Những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới
Doanh nghiệp hãy tham khảo những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới dưới đây:
Đóng gói và vận chuyển đồ đạc, nội thất văn phòng
Bạn cần thực hiện đóng gói và vận chuyển đồ đạc, nội thất văn phòng cẩn thận để bảo đảm cho an toàn cho tài sản.
- Chuẩn bị vật tư: Bao gồm thùng carton, băng dính, giấy gói, mút xốp và nhãn dán.
- Phân loại đồ đạc: Đóng gói đồ đạc văn phòng (tài liệu, hồ sơ, thiết bị văn phòng) theo từng phòng ban, đánh dấu rõ ràng và chú ý đến tài sản dễ vỡ.
- Lựa chọn phương thức vận chuyển: Bạn có thể cân nhắc thuê taxi tải hoặc nhờ sự hỗ từ đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển nhà, dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín.
- Giám sát quy trình chuyển văn phòng: Kiểm tra kỹ lưỡng và nghiệm thu tài sản, hàng hóa tại địa điểm mới.
Bố trí và sắp xếp văn phòng mới khoa học
Doanh nghiệp cần bố trí và sắp xếp văn phòng mới khoa học, thẩm mỹ để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tổng vệ sinh văn phòng: Làm sạch toàn bộ không gian trước khi chuyển đồ đạc vào để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ cho nhân viên.
- Kiểm tra thiết bị: Đánh giá tình trạng hệ thống điện, internet, máy lạnh và các thiết bị khác để đảm bảo sẵn sàng hoạt động cho nhân viên văn phòng.
- Bố trí nội thất hợp lý: Sắp xếp bàn ghế, tủ kệ theo cách khoa học, thuận tiện cho công việc hàng ngày.
- Thiết lập không gian làm việc chuyên biệt: Phân chia các khu vực làm việc, nghỉ ngơi, họp hành phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhân viên.
- Xử lý các vấn đề phát sinh: Khắc phục ngay các sự cố trong quá trình lắp đặt văn phòng mới.
Bàn giao mặt bằng cũ và hoàn tất thủ tục
Hãy hoàn tất mọi thủ tục bàn giao mặt bằng cũ để nhận lại tiền đặt cọc đầy đủ từ bên cho thuê văn phòng:
- Dọn dẹp văn phòng và sửa chữa: Khôi phục mặt bằng về tình trạng ban đầu, đảm bảo sạch sẽ và không hư hỏng.
- Kiểm tra hợp đồng và giấy tờ liên quan: Đối chiếu các điều khoản và chuẩn bị đầy đủ biên bản bàn giao.
- Kiểm tra các khoản chi phí: Xem xét và đối chiếu hóa đơn để tránh sai sót hoặc tranh chấp tài chính.
- Lập biên bản bàn giao chi tiết: Ghi nhận trạng thái mặt bằng và các hạng mục đã kiểm tra trong biên bản.
- Liên hệ với bên cho thuê: Sắp xếp thời gian bàn giao và hoàn tất thủ tục nhận lại tiền đặt cọc.
Những việc nên làm khi đã chuyển dọn đến văn phòng mới
Sau khi chuyển dọn đến văn phòng mới, doanh nghiệp hãy thực hiện những công việc sau đây để đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty:
Cập nhật thông tin liên lạc và địa chỉ văn phòng mới
Doanh nghiệp cần thông báo địa chỉ mới đến khách hàng và đối tác để duy trì hoạt động liên tục.
- Cập nhật trên các nền tảng như: Website, danh thiếp, Google Maps, và mạng xã hội.
- Gửi thông báo chuyên nghiệp qua email hoặc thư gửi trực tiếp.
- Thay đổi thông tin trên giấy tờ như: Hợp đồng, hóa đơn, và các biểu mẫu công việc.
Vệ sinh và bảo trì văn phòng mới
Bảo trì thường xuyên giúp văn phòng luôn trong tình trạng tốt nhất.
- Kiểm tra định kỳ hệ thống: Đánh giá tình trạng của hệ thống điện, nước, internet và thiết bị PCCC để tránh sự cố bất ngờ.
- Tổng vệ sinh thường xuyên: Thực hiện dọn dẹp toàn diện để đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng.
- Bảo trì máy móc văn phòng: Xem xét tình trạng của thiết bị như máy in, máy tính, điều hòa và sửa chữa kịp thời nếu cần.
Xem xét phong thủy văn phòng công ty mới
Doanh nghiệp nên xem xét phong thủy văn phòng công ty mới để cầu mong may mắn, thuận lợi khi kinh doanh:
- Chọn ngày giờ khai trương phù hợp: Xem xét ngày và giờ dựa trên mệnh của người lãnh đạo để có sự khởi đầu thuận lợi.
- Bố trí bàn làm việc hợp phong thủy: Đặt bàn theo hướng tốt, tránh những vị trí không có điểm tựa hoặc đối diện cửa chính.
- Màu sắc không gian: Sử dụng màu sắc hài hòa với ngũ hành của công ty, tạo cảm giác thoải mái và kích thích sáng tạo.
- Sắp xếp vật phẩm phong thủy: Đặt cây xanh, thác nước mini hoặc biểu tượng may mắn để gia tăng tài lộc và cải thiện năng lượng.
- Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Bố trí ánh sáng hợp lý, vừa tạo sự thông thoáng vừa đảm bảo cân bằng năng lượng.
Qua bài viết này, Chuyển Nhà Miền Nam đã chia sẻ những thông tin quan trọng để bạn nắm rõ những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới 1 cách cụ thể và chi tiết. Hy vọng rằng, những kiến thức trên sẽ có giá trị đối với bạn đọc trong quá trình chuyển văn phòng sắp tới. Nếu cần hỗ trợ hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ thì bạn hãy liên hệ Chuyển Nhà Miền Nam qua hotline 0937.666.323 nhé!