Những Việc Cần Làm Khi Chuyển Đến Văn Phòng Mới Bạn Nên Biết

Những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới bao gồm những gì? Việc chuyển sang văn phòng mới tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải những sai lầm đáng tiếc do thiếu sự chuẩn bị kỹ càng khi tự thực hiện hoặc thuê phải dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói thiếu chuyên nghiệp. Thế nên, hãy cùng Chuyển Nhà Miền Nam tìm hiểu xem cần làm công việc gì và lưu ý những gì khi chuyển đến văn phòng mới nhé!

Những việc cần làm khi chuyển văn phòng làm việc mới

Xác định thời gian chuyển đến văn phòng mới

Việc chọn ngày giờ chuyển văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố thực tế, như hợp đồng thuê văn phòng cũ còn hạn hay không, văn phòng mới đã sẵn sàng chưa? Ngoài ra, một số chủ doanh nghiệp còn chú ý đến phong thủy và tuổi tác để chọn ngày giờ tốt nhất.

Ngày giờ chuyển văn phòng phải được chọn lựa cẩn thận để không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chủ yếu của công ty, như cuộc gặp với đối tác, công tác của nhân viên hay khi công việc đang tắc nghẽn thì không nên chuyển văn phòng.

Tùy vào mỗi doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn thời gian lý tưởng để chuyển văn phòng vào những ngày phù hợp hoặc cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh, giao dịch của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch những công việc cần làm khi chuyển văn phòng mới

Trước khi chuyển văn phòng mới, bạn cần lên kế hoạch kỹ lưỡng từng bước. Bạn nên xác định rõ những việc cần làm, phân chia trách nhiệm cho nhân viên và dự phòng những rủi ro có thể xảy ra. Bạn cũng nên thông báo cho nhân viên biết họ có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không để có thể chuẩn bị trước. Những nhiệm vụ quan trọng cần có trong kế hoạch chuyển văn phòng có thể kể đến như:

Thiết kế, trang trí nội thất văn phòng mới

Để có một không gian văn phòng hiện đại, tiện nghi và phù hợp với phong cách làm việc của công ty, bạn có thể tham khảo hai phương án sau:

• Thuê một công ty chuyên nghiệp về thiết kế và thi công văn phòng, có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực hiết kế, trang trí nội thất văn phòng mới.
• Tự tạo ra ý tưởng thiết kế văn phòng dựa trên sự tham gia và đóng góp của các thành viên trong công ty.

Trong cả hai trường hợp, bạn cần chú ý đến các yếu tố như: Cách bố trí, chuyển bàn ghế văn phòng, chỗ ngồi cho nhân viên sao cho hợp lý, thoải mái và tạo điều kiện cho giao tiếp và hợp tác. Vị trí bàn làm việc cho từng nhân viên, cũng như các thiết bị hỗ trợ công việc như máy in, máy photocopy, kho chứa đồ, tủ kệ…

Ngoài ra, bạn cũng nên dành một khu vực cho nhân viên ăn uống, giải trí và nghỉ ngơi trong giờ làm việc, để tăng cường sức khỏe và tinh thần cho họ.

Mua hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng

Chuyển đến văn phòng mới là một cơ hội để cải thiện hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn cho nhân viên. Tuy nhiên, việc mua hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng khi chuyển đến văn phòng mới là một quá trình quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp, cụ thể:

• Kiểm tra trang thiết bị văn phòng hiện có, xác định những trang thiết bị nào còn sử dụng được, những trang thiết bị nào cần bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế.
• So sánh trang thiết bị văn phòng hiện có với trang thiết bị văn phòng cần thiết cho văn phòng mới, xác định những trang thiết bị nào cần bổ sung hoặc loại bỏ.
• Lập kế hoạch mua hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng, bao gồm nguồn ngân sách, thời gian, nhà cung cấp, phương thức thanh toán, vận chuyển và lắp đặt.
• Thực hiện mua hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng theo kế hoạch đã lập, kiểm tra chất lượng và hoạt động của trang thiết bị sau khi nhận hàng, bảo hành và bảo dưỡng định kỳ.

Thanh lý đồ cũ

Để tránh chi phí phát sinh khi chuyển văn phòng và giảm bớt phiền phức khi chuyển đồ đạc, bạn nên thanh lý những đồ cũ không cần thiết. Bạn hãy xem xét kỹ các đồ dùng trong văn phòng, loại bỏ những đồ hỏng, lỗi hoặc không sử dụng được nữa. Đồng thời, bạn cũng nên kiểm tra xem có đồ dùng nào cần được nâng cấp hay thay mới không.

Thay đổi địa chỉ văn phòng mới

Khi chuyển đến văn phòng mới, bạn cần thông báo việc dọn đến văn phòng mới cũng như thay đổi địa chỉ làm việc mới để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty không bị gián đoạn, cụ thể:

• Thông báo địa chỉ mới cho các dịch vụ nhận thư, giao hàng.
• Thông báo việc chuyển văn phòng mới cho các ngân hàng, tổ chức tài chính, ủy ban thuế…
• Thông báo đến các nhà cung cấp, đối tác, khách hàng… về địa chỉ mới của công ty.
• Cập nhật địa chỉ trên Google Maps, và các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook….

Chuẩn bị dụng cụ đóng gói văn phòng phẩm

Cũng giống như chuyển nhà, việc đầu tiên cần làm khi chuyển văn phòng là đóng gói mọi thứ và cần chuẩn bị thật tốt các công cụ hỗ trợ để đảm bảo tình trạng nguyên vẹn của thiết bị như Thùng giấy, băng dính, xốp là những vật dụng đóng gói cần thiết,…

Điều này sẽ giúp quá trình vận chuyển các hàng hóa, đồ đạc xung quanh dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc này còn giúp ta không bỏ sót bất kỳ vật dụng nào và đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đồ, tránh gây hư hỏng, va đập.

Tùy theo năng lực của công ty, có thể nhờ đến sự giúp đỡ của nhân viên văn phòng. Hoặc thuê dịch vụ chuyển văn phòng ở những địa điểm nào cho thuê để hiệu quả hơn. Nhanh hơn và an toàn hơn với máy móc thiết bị.

Bàn giao mặt bằng cũ

Khi chuyển sang văn phòng mới, bạn cần hoàn tất các bước sau để kết thúc hợp đồng thuê văn phòng một cách trơn tru:

• Bàn giao mặt bằng cũ cho chủ đầu tư
• Hoàn thành những thủ tục chuyển văn phòng liên quan
• Xác nhận bằng văn bản từ cả hai bên để phòng ngừa rủi ro pháp lý
• Giao lại các tài sản của tòa nhà văn phòng cho bên cho thuê.

Cần lưu ý điều gì khi chuyển phòng làm việc mới?

• Kế hoạch phân công: phải đưa ra các mục phân công công việc trong văn phòng chi tiết, cụ thể để mọi nhân viên nắm bắt, tránh trùng lặp công việc và nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
• Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê hàng hóa trong quá trình vận chuyển: Bao gồm tất cả các công việc từ đóng gói, di chuyển đồ đạc nhằm hạn chế tình trạng lộn xộn về đồ đạc hay hư hỏng, mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và văn phòng mới. Kiểm tra xem có đủ tài sản khi chuyển đến không.

Qua bài viết này, Chuyển Nhà Miền Nam đã chia sẻ những thông tin quan trọng để bạn nắm rõ những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới 1 cách cụ thể và chi tiết. Hy vọng rằng, những kiến thức trên sẽ có giá trị đối với bạn đọc trong quá trình chuyển văn phòng sắp tới. Nếu có vấn đề gì thắc mắc hoặc cần tư vấn về dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói với giá cả hợp lý, thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay nhé!