Chuyển văn phòng là một dự án lớn. Chính vì thế nếu không có kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian, chí phí và công sức. Nếu bạn đang lo lắng cho việc lập kế hoạch sắp tới, hãy cùng Chuyển Nhà Miền Nam, đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực chuyển văn phòng trọn gói , tìm hiểu ngay cách Lập kế hoạch để chuyển văn phòng giúp hành trình di dời nơi làm việc trở nên suôn sẻ.

Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng

Dưới đây là 10 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng chuyên nghiệp, được cập nhật và hệ thống rõ ràng, giúp bạn thực hiện quá trình chuyển văn phòng suôn sẻ từ đầu đến cuối.

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổng thể cho việc chuyển văn phòng

Ngay khi có quyết định di dời trụ sở, hãy lập một kế hoạch chuyển văn phòng tổng thể với các nội dung chính:

Phạm vi công việc: Những gì cần làm và loại trừ.
Danh sách các hạng mục chính: Đóng gói, vận chuyển, cải tạo, lắp đặt, truyền thông nội bộ…
Thời hạn cụ thể cho từng đầu mục.
Rủi ro tiềm ẩn và phương án xử lý.

Mẹo: Nên bắt đầu lên kế hoạch ít nhất 3-6 tháng trước thời điểm chuyển dọn (đối với văn phòng nhỏ – vừa) và từ 1 năm trở lên đối với doanh nghiệp quy mô lớn.

Bước 2: Chỉ định người phụ trách dự án

Hãy lựa chọn một Project Manager (PM) – người sẽ chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ quá trình chuyển văn phòng. Tiêu chí lựa chọn:

Hiểu rõ nội bộ công ty.
Có năng lực tổ chức, giao tiếp và quản lý dự án.
Được trao toàn quyền ra quyết định trong quá trình triển khai.

Lưu ý: Nên có sự ủy quyền chính thức từ ban giám đốc để PM dễ phối hợp với các phòng ban và đơn vị ngoài.

Bước 3: Thành lập ban dự án – team chuyển dời

Ban dự án chuyển văn phòng nên gồm đại diện từ:

Hành chính – Nhân sự
IT – Công nghệ
Kế toán – Tài chính
Các phòng ban chức năng chính
Đại diện nội thất / thiết kế (nếu có)

Vai trò chính của Ban Dự Án:

Từ kế hoạch tổng thể, phối hợp phác thảo chi tiết các công việc cần thiết.
Liệt kê cụ thể các trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu cần di dời.
Xác định trình tự ưu tiên của các nhiệm vụ.
Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên/bộ phận.
Thiết lập thời hạn (deadline) cho từng hạng mục công việc.

Mẹo: Nhóm phụ trách nên tổ chức các cuộc họp định kỳ (ví dụ: hàng tuần) để rà soát tiến độ, giải quyết vướng mắc và đảm bảo kế hoạch chuyển văn phòng đi đúng hướng.

Bước 4: Xây dựng lịch trình – Timeline cụ thể

Một timeline chuẩn cần bao gồm:

Ngày kết thúc hợp đồng thuê cũ.
Ngày ký hợp đồng thuê mới.
Ngày hoàn tất các công việc đóng gói/ truyền thông nội bộ,…
Thời gian cải tạo / thiết kế văn phòng mới.
Ngày chuyển dọn chính thức.
Mốc hoàn tất: hoạt động trở lại bình thường.

Tip thực tế: Hãy dành thêm 3-5 ngày đệm cho mỗi giai đoạn quan trọng để xử lý các tình huống phát sinh không lường trước.

Bước 5: Xây dựng ngân sách chi tiết

Chi phí chuyển văn phòng thường gồm:

Chi phí thuê và tiền đặt cọc cho văn phòng mới.
Chi phí sửa chữa, cải tạo, thiết kế không gian văn phòng mới (nếu cần).
Chi phí cho dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói (nếu quyết định thuê ngoài).
Chi phí mua sắm trang thiết bị, nội thất văn phòng mới hoặc thay thế những thứ không còn phù hợp.
Chi phí vật tư đóng gói (thùng carton, băng keo, xốp, nhãn dán…).
Chi phí cho các thủ tục pháp lý, thay đổi địa chỉ, in ấn danh thiếp, tài liệu mới.
Chi phí lắp đặt, di dời hệ thống IT, điện thoại.
Chi phí dự phòng: Dự kiến một khoản quỹ dự phòng (khoảng 10-15% tổng ngân sách) cho các chi phí phát sinh không lường trước hoặc cho việc hư hỏng, mất mát tài sản văn phòng nếu có.

Lưu ý: So sánh giữa việc thuê đơn vị chuyển văn phòng trọn gói và tự thực hiện để tối ưu chi phí và hiệu quả.

Bước 6: Tìm văn phòng mới phù hợp

Các đầu công việc cần làm khi lựa chọn văn phòng mới:

Quy trình khảo sát, so sánh và đánh giá các địa điểm văn phòng: Lên danh sách các địa điểm phù hợp, đi khảo sát văn phòng thực tế, chụp ảnh, ghi chép thông tin chi tiết và tạo bảng so sánh khách quan.
Đàm phán các điều khoản hợp đồng thuê văn phòng: Chú ý kỹ các điều khoản về thời hạn thuê, giá thuê, lịch sử tăng giá, các chi phí dịch vụ, điều kiện bàn giao mặt bằng, trách nhiệm sửa chữa, điều khoản chấm dứt hợp đồng. Nên có sự tư vấn của luật sư nếu cần.

Mẹo: Nên nhờ đến các đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng uy tín để có nhiều lựa chọn hơn và được hỗ trợ đàm phán.

Bước 7: Thiết kế sơ đồ bố trí cho văn phòng mới

Phối hợp với đơn vị thiết kế (nếu có) hoặc tự phác thảo sơ đồ mặt bằng bố trí các phòng ban, khu vực làm việc cá nhân, không gian chung, phòng họp, vị trí máy tính và thiết bị IT quan trọng như máy chủ, máy photocopy. Đây là cơ hội để cải thiện những bất cập của không gian cũ.

Bước 8: Chọn đơn vị dịch vụ và đối tác phù hợp

Các đối tác cần tìm:

Đơn vị vận chuyển văn phòng chuyên nghiệp.
Công ty thiết kế nội thất văn phòng.
Nhà cung cấp thiết bị điện, IT, nội thất.
Dịch vụ internet, điện thoại, bảo mật dữ liệu.

Tip: Nên lấy báo giá ít nhất 3 đơn vị mỗi hạng mục, kiểm tra đánh giá, hợp đồng và các điều khoản bảo hiểm đi kèm.

Bước 9: Truyền thông – Thông báo và cập nhật cho nội bộ

Đối tượng cần thông báo:

Nhân viên nội bộ (qua email, họp toàn công ty, bảng tin).
Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp.
Các cơ quan chức năng (thuế, công an khu vực…).
Cập nhật địa chỉ trên website, Google Maps, email chữ ký, danh thiếp…

Mẹo: Gửi email chính thức trước tối thiểu 1 tuần và cập nhật thông tin trên các kênh truyền thông để đảm bảo không gián đoạn liên lạc.

Bước 10: Lên kế hoạch đóng gói, vận chuyển và quản lý tài sản

Phân loại đồ đạc: Cái nào giữ lại, cái nào thanh lý.
Chuẩn bị vật tư đóng gói: Thùng carton, băng keo, xốp, nhãn dán.
Hướng dẫn nhân viên tự đóng gói đồ cá nhân.
Đánh dấu thùng rõ ràng: Ghi rõ bên trong có gì, thuộc phòng ban nào, đặt ở đâu tại văn phòng mới.
Lên kế hoạch cho việc di dời hệ thống IT: Máy chủ, máy tính, mạng – cần sự cẩn thận đặc biệt.
Ngày vận chuyển: Người phụ trách dự án cần giám sát chặt chẽ và quản lý tài sản của văn phòng

Checklist tóm tắt các hạng mục cần thiết khi lập kế hoạch chuyển văn phòng

Xác định lý do và mục tiêu chuyển văn phòng
Lên timeline chuyển văn phòng (ngày chuyển, mốc thời gian chính)
Thành lập ban điều phối/chịu trách nhiệm chuyển văn phòng
Lập ngân sách dự kiến
Tìm kiếm mặt bằng phù hợp
Kiểm tra pháp lý, điều kiện thuê (giá thuê, thời hạn, chi phí phụ)
Ký kết hợp đồng thuê
Lên kế hoạch cải tạo/nội thất nếu cần
Thiết kế mặt bằng và bố trí phòng ban
Mua sắm/thuê thiết bị nội thất (bàn ghế, tủ, vách ngăn…)
Thi công hệ thống điện, mạng LAN, camera, điều hoà…
Thiết lập mạng internet, điện thoại, máy chủ
Tìm kiếm và so sánh báo giá các đơn vị chuyển văn phòng
Ký hợp đồng vận chuyển (có điều khoản đền bù thiệt hại)
Xác định thời gian vận chuyển cụ thể với đơn vị cung cấp dịch vụ
Thông báo nội bộ nhân sự
Thông báo với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp
Kiểm kê tài sản cần chuyển
Lên danh sách tài sản không cần mang đi (bán/thanh lý)
Giao từng bộ phận phụ trách đóng gói tài liệu, thiết bị riêng
Mua vật tư đóng gói: thùng carton, băng keo, mút xốp…
Ghi nhãn và phân loại đồ đạc rõ ràng theo phòng ban
Giám sát chặt chẽ ngày di dời

Những sai lầm thường gặp cần tránh để chuyển văn phòng suôn sẻ

Những sai lầm thường gặp khi chuyển văn phòng

“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Hãy lưu ý những sai lầm phổ biến sau để quá trình di dời của bạn diễn ra thuận lợi:

Đánh giá thấp khối lượng công việc và thời gian: Luôn dự trù thêm thời gian so với dự kiến ban đầu.
Lập kế hoạch để chuyển văn phòng sơ sài, thiếu chi tiết: Dẫn đến thiếu sót, chồng chéo công việc và khó kiểm soát.
Bỏ qua khâu kiểm kê và thanh lọc tài sản: Gây lãng phí chi phí vận chuyển và không gian văn phòng mới.
Không có kế hoạch dự phòng cho hệ thống IT: Đây là sai lầm nghiêm trọng có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh kéo dài.
Giao tiếp nội bộ kém hiệu quả: Khiến nhân viên hoang mang, không nắm rõ nhiệm vụ và lịch trình.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp, ham rẻ: Dễ dẫn đến hư hỏng tài sản, chậm trễ tiến độ và phát sinh nhiều vấn đề không đáng có.

Chuyển Nhà Miền Nam – Đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển văn phòng

Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại Chuyển Nhà Miền Nam.

Việc lựa chọn một đối tác vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng đáng kể. Chuyển Nhà Miền Nam tự tin là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp khi chuyển dọn văn phòng.

Kinh nghiệm dày dặn: Chúng tôi đã thực hiện thành công hàng trăm dự án chuyển văn phòng trọn gói với quy mô đa dạng.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Được đào tạo bài bản về kỹ năng đóng gói, tháo lắp, vận chuyển và tác phong phục vụ tận tâm.
Quy trình làm việc khoa học: Kế hoạch chi tiết, rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng với doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
Trang thiết bị hỗ trợ hiện đại: Xe tải chuyên dụng, xe nâng, công cụ tháo lắp… đảm bảo an toàn tối đa cho tài sản.
Chính sách bảo hiểm hàng hóa minh bạch: Cam kết bồi thường thỏa đáng nếu có rủi ro xảy ra theo hợp đồng.

Một số câu hỏi thường gặp về việc lập kế hoạch để chuyển văn phòng

Các tiêu chí quan trọng gồm diện tích phù hợp, vị trí thuận lợi, giá thuê hợp lý, tiện ích đi kèm, an ninh, và khả năng mở rộng trong tương lai.

Tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách, bạn có thể chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hoặc dịch vụ vận chuyển đơn thuần. Dịch vụ trọn gói bao gồm tất cả các công đoạn từ đóng gói, vận chuyển đến lắp đặt, trong khi dịch vụ vận chuyển chỉ bao gồm việc di chuyển đồ đạc.

Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản về giá thuê, thời hạn thuê, phí dịch vụ, và các điều kiện chấm dứt hợp đồng. Thương lượng các điều khoản chưa phù hợp và tham khảo ý kiến từ luật sư nếu cần thiết.

Qua bài viết trên, bạn đã biết cách lập kế hoạch để chuyển văn phòng khoa học, giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian di dời. Khi có một kế hoạch rõ ràng và từng bước thực hiện được chuẩn bị kỹ càng, việc chuyển văn phòng không còn là nỗi lo đối với doanh nghiệp. Nếu cần cung cấp thêm thông tin, vui lòng liên hệ với Chuyển Nhà Miền Nam qua số điện thoại 0937 666 323 để được nhân viên tổng đài hỗ trợ tư vấn thêm nhé!

10 Bước Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Chi Tiết Từ A-Z