Lập kế hoạch để chuyển văn phòng đối với mỗi công ty là điều không thể tránh khỏi. Công tác này đòi hỏi tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, bởi vậy để tiến hành chuyển văn phòng một cách đơn giản và nhanh chóng nhất thì việc lập kế hoạch chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Hôm nay chuyển nhà miền nam sẽ chia sẻ đến các bạn thật hữu ích nhé!
HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP KẾ HOẠCH ĐỂ CHUYỂN VĂN PHÒNG.
Mặc dù lập kế hoạch di chuyển văn phòng nghe có vẻ khá đơn giản nhưng đây là giai đoạn mà bạn cần phải bỏ nhiều thời gian để thực hiện ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng của mình.
Dựa vào các hạng mục được nêu rõ trong bảng kế hoạch, từ đó mà bạn có thể kiểm soát được toàn bộ công việc sẽ làm, việc nào cần làm trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…
Lập kế hoạch dự án
Thực tế, để có thể di chuyển văn phòng sang một cơ sở mới là điều không phải dễ dàng thực hiện ngày một ngày hai, mà sẽ rất cần nhiều thời gian thì mới có thể đi đến quyết định này. Vì vậy, ngay khi có quyết định, điều bạn cần làm lúc này là hãy dành thời gian chuẩn bị một kế hoạch chi tiết, bao gồm:
- Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc
- Các công việc cần thiết quan trọng
- Bố trí nhiệm vụ rõ ràng và giao trách nhiệm hoàn thành.
Phân công người phụ trách
Ở công đoạn này, bạn hãy xem xét kỹ lưỡng để lựa chọn ra một điều phối viên di chuyển văn phòng phù hợp, hội tụ đầy đủ các yếu tố về kỹ năng, chuyên môn để thực hiện dự án một cách chu toàn.
Thành lập nhóm người phụ trách công việc
Dĩ nhiên một người sẽ không thể thực hiện chu toàn dự án được bàn giao, vì vậy mà việc thành lập một nhóm chuyên trách sẽ tạo điều kiện đảm bảo cho các công việc được thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ, tránh thiếu sót.
Nhờ sự hỗ trợ của các anh em, bạn điều phối sẽ có thêm những cánh tay đắc lực trong suốt quá trình hoàn thành dự án được diễn ra hiệu quả hơn
Sắp xếp thời gian
Sau khi lập chi tiết từng hạng mục, và thời gian để có thể thực hiện được các công việc sẽ diễn ra trong bao lâu. Lúc này, bạn hãy thiết lập thời gian biểu cụ thể để bắt đầu quy trình chuyển văn phòng của mình.
Xem xét ngân sách
Tài chính được đánh giá là phần quan trọng mà bạn cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng, chuẩn bị một khoản ngân sách khi bạn lựa chọn một dịch vụ chuyển nhà trọn gói.
Việc nhờ sự hỗ trợ từ phía dịch vụ bên ngoài có thể sẽ tốn một khoản chi phí của bạn. Tuy nhiên, đây chính là giải pháp giúp bạn có thể tiết kiệm được nhân lực, thời gian, và bảo vệ thiết bị tối đa.
Tìm văn phòng mới
Bạn cũng cần chuẩn bị các khâu quan trọng khi di chuyển đến một văn phòng mới dựa trên những tiêu chí cơ bản như:
- Địa điểm
- Phong thủy
- Quy mô hoạt động
- Diện tích
- Chi phí thuê
- Thời gian thuê
- Điều khoản hợp đồng…
Lên kế hoạch văn phòng mới
Để không mất quá nhiều thời gian khi di chuyển đến một nơi xa lạ, điều bạn cần thực hiện ngay lúc này là hãy rà soát và kiểm tra lại toàn bộ thiết bị, máy móc, tài liệu, nội thất, số lượng nhân viên mà mình đang hiện có và sẽ có.
Từ đó, mới có thể xác định đúng đắn mô hình trong tương lai và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc mới của mình.
Các nhà cung cấp
Bên cạnh đó, bạn đừng quên việc phải thông báo sớm đến các đối tác về quá trình di chuyển và địa chỉ của văn phòng mới. Trong trường hợp có những bất lợi, thì cả đôi bên cũng sẽ dễ dàng thương thảo hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần thông báo đến một số đơn vị làm việc thường xuyên như:
- Bưu điện.
- Các phòng ban thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Một số đơn vị cung cấp dịch vụ khác.
VIỆC CẦN LÀM TRONG NGÀY CHUYỂN VĂN PHÒNG
Tổ chức lễ nhập trạch trong ngày chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng rất quan trọng, sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này. Vì thế bạn không nên bỏ qua các thủ tục này. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết những bước làm lễ cúng chuyển văn phòng mới.
Giám sát khi vận chuyển văn phòng
Đồ đạc văn phòng thường nhiều & có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn. Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, thì bạn cũng có thể cử thêm người áp tải để an tâm hơn
Thứ tự ưu tiên
Ưu tiên sắp xếp các trang thiết bị lớn & lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ dùng cá nhân nhỏ lẻ. Bảo đảm nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.
Kiểm kê vật dụng, đồ đạc
Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa theo danh sách ban đầu để kiểm tra. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt & ký tên xác nhận.
Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, công ty cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.
LỢI ÍCH KHI CHỌN CHUYỂN HÀNG MIỀN NAM
Chúng tôi hiểu rằng phải bất đắc dĩ lắm thì các công ty mới quyết định di dời nơi làm việc. Vì vậy để không phụ lòng mong mỏi của khách hàng, Chuyển hàng miền nam cam kết những giá trị mà khách hàng sẽ nhận được đó là:
- Chi phí hợp lý – tiết kiệm nhất, dựa vào việc khảo sát thực tế từng trường hợp, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến giá thành thấp nhất cho khách hàng.
- Vận chuyển nhẹ nhàng, tất cả đồ đạc của quý khách hàng sẽ luôn được chúng tôi đóng gói đúng quy cách bảo vệ an toàn và di dời nhẹ nhàng nhất.
- Đảm bảo đồ đạc đầy đủ của các phòng ban. Không để sót đồ hay lẫn lộn đồ đạc, các loại đồ dễ vỡ, dễ trầy sẽ được để riêng, đóng gói cẩn thận và được đặc biệt giám sát chặt chẽ khi vận chuyển.
- Lắp đặt ngăn nắp và đúng kỹ thuật, các thiết bị điện tử, điện lạnh sẽ được tháo dỡ bởi nhân viên kỹ thuật điện và lắp đặt lại an toàn, đúng quy trình kỹ thuật,…
KẾT LUẬN
Bỏ túi ngay bài viết về cách lập kế hoạch di chuyển văn phòng khoa học của chuyển nhà miền nam để tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn để đảm bảo tiến độ công việc. Nếu cần cung cấp thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại để được nhân viên tổng đài hỗ trợ tư vấn thêm nhé!
