Hướng dẫn 5 bước lập kế hoạch để chuyển văn phòng chi tiết, hợp lý
Chuyển văn phòng là một dự án lớn. Chính vì thế nếu không có kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian, chí phí và công sức. Nếu bạn đang lo lắng cho việc lập kế hoạch sắp tới, hãy cùng Chuyển Nhà Miền Nam, đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực chuyển văn phòng trọn gói , tìm hiểu ngay cách Lập kế hoạch để chuyển văn phòng giúp hành trình di dời nơi làm việc trở nên suôn sẻ.
Tại sao lập kế hoạch để chuyển văn phòng lại quan trọng?
Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ khâu lập kế hoạch, dẫn đến những hậu quả không đáng có. Một kế hoạch chuyển văn phòng được chuẩn bị kỹ lưỡng chính là nền tảng vững chắc, mang lại vô vàn lợi ích:
- Giảm thiểu tối đa gián đoạn hoạt động kinh doanh: Lập kế hoạch để chuyển văn phòng giúp xác định thời gian di dời hợp lý, đảm bảo các bộ phận quan trọng, đặc biệt là hệ thống IT, hoạt động trở lại nhanh nhất.
- Kiểm soát chặt chẽ ngân sách và chi phí di dời: Việc dự trù ngân sách chi tiết từ sớm giúp tránh các chi phí phát sinh không lường trước, đảm bảo chi tiêu hiệu quả.
- Đảm bảo an toàn cho tài sản, trang thiết bị và dữ liệu: Quy trình đóng gói, vận chuyển, kiểm kê bài bản giúp bảo vệ trang thiết bị, nội thất, hồ sơ quan trọng khỏi hư hỏng hay thất lạc.
- Tăng cường sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận: Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên, bộ phận và đối tác giúp mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm, phối hợp ăn ý.
- Giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra đúng tiến độ: Timeline chi tiết với các mốc thời gian cụ thể đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng hạn, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch chung.
5 bước lập kế hoạch để chuyển văn phòng chi tiết
Để đảm bảo một cuộc chuyển đổi suôn sẻ, Chuyển Nhà Miền Nam khuyến nghị bạn nên tuân thủ 5 bước Lập kế hoạch để chuyển văn phòng sau.
Bước 1: Xác định mục tiêu, ngân sách & lập đội dự án
Bước đầu tiên là bước quan trọng nhất, bởi nó quyết định hướng đi của cả kế hoạch chuyển văn phòng. Việc đầu tiên là xác định mục tiêu, bạn cần xác định đâu là nguyên nhân và lý do cho việc di dời văn phòng. Chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số mục tiêu phổ biến:
- Mở rộng quy mô làm việc: Tìm kiếm văn phòng mới to hơn
- Chuyển văn phòng để tối ưu chi phí: Tìm kiếm địa điểm mới có giá rẻ hơn
- Vị trí làm việc: Tìm văn phòng mới có địa điểm gần hơn cho toàn bộ nhân viên
- …
Sau khi xác định được mục tiêu, bạn cần nắm rõ ngân sách hiện tại dùng để chuyển văn phòng. Và từ đó, bạn có thể lập ra kế hoạch sử dụng ngân sách này như thế nào khi chuyển văn phòng. Nếu bạn chưa có mẫu kế hoạch sử dụng ngân sách, xem link dưới để tham khảo cách làm và tải bảng kế hoạch ngân sách khi chuyển văn phòng:
Chắc chắn rằng bạn không thể nào tự vận chuyển được hết văn phòng khi không có sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Nên sau khi đã xác lập ngân sách, bạn có thể lập đội dự án để cùng hỗ trợ bạn trong quá trình Lập kế hoạch để chuyển văn phòng. Các chức vụ cần thiết trong đội dự án chuyển văn phòng bao gồm:
- Người Quản Lý Dự Án: Là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch để chuyển văn phòng, điều phối toàn bộ quá trình, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Hành chính: Người chuyên lo các giấy tờ, thủ tục
- Nhân sự: lo các vấn đề liên quan đến nhân viên
- IT: lo hệ thống mạng, máy chủ của Công ty
Kế toán: lo ngân sách, thanh toán
Bước 2: Tìm kiếm, khảo sát, đánh giá & chốt văn phòng mới
Ở bước 1, bạn đã xác định được các mục tiêu và ngân sách cho việc chuyển văn phòng. Qua bảng kế hoạch ngân sách, bạn cũng đã phần nào nắm được khả năng thuê/mua văn phòng mới của Công ty. Từ đó bắt đầu tìm kiếm các văn phòng phù hợp. Lộ trình để bạn tìm kiếm nơi chuyển văn phòng mới như sau:
- Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu và lựa chọn văn phòng tiềm năng dựa trên nhu cầu và ngân sách.
- Khảo sát: Tìm hiểu các thông tin ở các địa điểm đã nghiên cứu. Khảo sát và thống kê lại các thông tin văn phòng như: giá, địa điểm, hệ thống, cơ sở vật chất,…
- Đánh giá: Dựa vào các thông tin đã liệt kê, đánh giá chi tiết ưu nhược điểm của từng lựa chọn.
- Chốt địa điểm: Đàm phán các điều khoản hợp đồng thuê và ký kết với địa điểm phù hợp nhất.
Bước 3: Thiết kế không gian & lên kế hoạch thi công, mua sắm
Trước khi chuyển văn phòng về nơi ở mới, bạn cần thiết kế không gian hoặc thi công, sữa chữa cơ sở vật chất. Bạn có thể lựa chọn giữa việc thuê đội trung gian trang trí hoặc tự trang trí để tiết kiệm chi phí.
Bạn cũng có thể thuê đội vệ sinh hoặc tự làm vệ sinh sạch địa điểm văn phòng mới. Giúp thời điểm chuyển vào gọn gàng hơn.
Bước 4: Lập kế hoạch vận chuyển, IT & truyền thông
Các công việc mà bạn cần phải thực hiện khi lập kế hoạch vận chuyển bao gồm:
- Lựa chọn ngày đựa chọn ngày tốt chuyển văn phòng
- Kiểm kê tài sản, lên kế hoạch đóng gói và chọn đơn vị vận chuyển.
- Lên kế hoạch di dời/lắp đặt hệ thống IT (server, mạng, điện thoại) và đảm bảo hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ (cho nhân viên) và bên ngoài (cho khách hàng, đối tác) về việc thay đổi địa điểm.
Bước 5: Hoàn tất chuẩn bị & sẵn sàng chuyển văn phòng
Sau khi đã lập kế hoạch để chuyển văn phòng, bạn có thể triển khai việc đóng gói đồ đạc trước hoặc thanh lý các đồ đạc không cần tiết. Đồng thời hoàn thành các thủ tục pháp lý, hành chính liên quan đến địa điểm văn phòng cũ và mới.
Trong lúc chuyển, văn phòng có nhiều đồ vật quan trọng như giấy tờ, thiết bị,… Bạn có thể liên hệ với các dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp để quá trình chuyển đi nhẹ nhàng, tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
Những điều quan trọng cần lưu ý khi lập kế hoạch chuyển văn phòng
Lập kế hoạch để chuyển văn phòng của bạn thực sự toàn diện và diễn ra trơn tru, mượt mà, đừng bỏ qua việc quản lý các yếu tố then chốt sau:
- Yếu tố con người: Sự phối hợp giữa ban lãnh đạo, ban chỉ đạo, nhân viên và đơn vị vận chuyển là cực kỳ quan trọng. Truyền thông rõ ràng và phân công nhiệm vụ cụ thể là chìa khóa.
- Tài sản & hạ tầng: Cần có kế hoạch chi tiết cho việc di dời nội thất văn phòng, trang thiết bị điện tử (máy tính, máy chủ), hồ sơ & tài liệu quan trọng, và đặc biệt là hệ thống mạng & viễn thông.
- Quy trình & giấy tờ: Kế hoạch chi tiết, checklist công việc, hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp, biên bản bàn giao, và các giấy tờ pháp lý liên quan đến thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh cần được chuẩn bị đầy đủ và lưu trữ cẩn thận.
- Ngân sách & thời gian: Quản lý chặt chẽ chi phí vận chuyển, chi phí sửa chữa/lắp đặt, dự trù chi phí phát sinh, và bám sát timeline tổng thể cùng các deadline hoàn thành là yếu tố sống còn của dự án.
Chuyển Nhà Miền Nam – Đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển văn phòng
Việc lựa chọn một đối tác vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng đáng kể. Chuyển Nhà Miền Nam tự tin là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp khi chuyển dọn văn phòng.
- Kinh nghiệm dày dặn: Chúng tôi đã thực hiện thành công hàng trăm dự án chuyển văn phòng trọn gói với quy mô đa dạng.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Được đào tạo bài bản về kỹ năng đóng gói, tháo lắp, vận chuyển và tác phong phục vụ tận tâm.
- Quy trình làm việc khoa học: Kế hoạch chi tiết, rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng với doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
- Trang thiết bị hỗ trợ hiện đại: Xe tải chuyên dụng, xe nâng, công cụ tháo lắp… đảm bảo an toàn tối đa cho tài sản.
- Chính sách bảo hiểm hàng hóa minh bạch: Cam kết bồi thường thỏa đáng nếu có rủi ro xảy ra theo hợp đồng.
Những sai lầm thường gặp cần tránh để chuyển văn phòng suôn sẻ
“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Hãy lưu ý những sai lầm phổ biến sau để quá trình di dời của bạn diễn ra thuận lợi:
- Đánh giá thấp khối lượng công việc và thời gian: Luôn dự trù thêm thời gian so với dự kiến ban đầu.
- Lập kế hoạch để chuyển văn phòng sơ sài, thiếu chi tiết: Dẫn đến thiếu sót, chồng chéo công việc và khó kiểm soát.
- Bỏ qua khâu kiểm kê và thanh lọc tài sản: Gây lãng phí chi phí vận chuyển và không gian văn phòng mới.
- Không có kế hoạch dự phòng cho hệ thống IT: Đây là sai lầm nghiêm trọng có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh kéo dài.
- Giao tiếp nội bộ kém hiệu quả: Khiến nhân viên hoang mang, không nắm rõ nhiệm vụ và lịch trình.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp, ham rẻ: Dễ dẫn đến hư hỏng tài sản, chậm trễ tiến độ và phát sinh nhiều vấn đề không đáng có.
Checklist tóm tắt các hạng mục cần thiết khi lập kế hoạch chuyển văn phòng
- Thành lập Ban chỉ đạo, phân công nhiệm vụ.
- Xác định ngân sách, timeline tổng thể.
- Tìm và chốt văn phòng mới.
- Lập kế hoạch di dời chi tiết (bao gồm IT, sơ đồ mặt bằng…).
- Lập danh sách kiểm kê tài sản.
- Lựa chọn và ký hợp đồng với đơn vị chuyển văn phòng (Ưu tiên Chuyển Nhà Miền Nam).
- Lên kế hoạch truyền thông (nội bộ & bên ngoài).
- Thanh lọc, loại bỏ đồ đạc không cần thiết.
- Chuẩn bị vật tư, lên kế hoạch đóng gói, dán nhãn.
- Thông báo lịch trình chính thức.
- Chuẩn bị mặt bằng văn phòng cũ và mới.
- Xác nhận lần cuối với các nhà cung cấp.
- Giám sát chặt chẽ ngày di dời.
- Sắp xếp, lắp đặt tại văn phòng mới.
- Kiểm tra và đảm bảo hệ thống IT hoạt động.
- Hoàn tất thủ tục hành chính.
- Họp rút kinh nghiệm.
Một số câu hỏi thường gặp về việc lập kế hoạch để chuyển văn phòng
Qua bài viết trên, bạn đã biết cách lập kế hoạch để chuyển văn phòng khoa học, giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian di dời. Khi có một kế hoạch rõ ràng và từng bước thực hiện được chuẩn bị kỹ càng, việc chuyển văn phòng không còn là nỗi lo đối với doanh nghiệp. Nếu cần cung cấp thêm thông tin, vui lòng liên hệ với Chuyển Nhà Miền Nam qua số điện thoại 0937 666 323 để được nhân viên tổng đài hỗ trợ tư vấn thêm nhé!
