Cách lập kế hoạch để chuyển văn phòng chi tiết, khoa học

Lập kế hoạch để chuyển văn phòng là một bước quan trọng  đảm bảo quá trình chuyển văn phòng mới diễn ra suôn sẻ, hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi bạn phải tìm hiểu kỹ về việc chuyển văn phòng làm việc, thiết kế văn phòng mới, thông báo thay đổi đia điểm đến khách hàng,… Với nhiều năm cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói, hãy để Chuyển Nhà Miền Nam giúp bạn lập kế hoạch chuyển văn phòng mới hiệu quả hơn nhé!

Hướng dẫn lập kế hoạch để chuyển văn phòng làm việc

Mặc dù lập kế hoạch di chuyển văn phòng nghe có vẻ khá đơn giản nhưng đây lại là giai đoạn mà bạn cần phải bỏ nhiều thời gian để thực hiện ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng của mình.

Dựa vào các hạng mục được nêu rõ trong bảng kế hoạch, từ đó mà bạn có thể kiểm soát được toàn bộ những việc cần làm khi chuyển văn phòng, việc nào cần làm trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…

Lập kế hoạch dự án

Thực tế, để có thể di chuyển văn phòng sang một cơ sở mới là điều không phải dễ dàng thực hiện ngày một ngày hai, mà sẽ rất cần nhiều thời gian thì mới có thể đi đến quyết định này. Vì vậy, ngay khi có ý định chuyển văn phòng, điều bạn cần làm lúc này là hãy dành thời gian chuẩn bị một kế hoạch thật chi tiết, bao gồm:

• Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc quá trình chuyển văn phòng
• Các công việc quan trọng cần ưu tiên
• Bố trí nhiệm vụ rõ ràng và giao trách nhiệm hoàn thành.

Điều phối, phân công người phụ trách

Ở công đoạn này, bạn hãy xem xét kỹ lưỡng để lựa chọn ra một điều phối viên phù hợp, hội tụ đầy đủ các yếu tố về kỹ năng, chuyên môn để thực hiện dự án vận chuyển một cách chu toàn, sáng suốt.

Thành lập nhóm người làm việc theo phân công

Dĩ nhiên, một người sẽ không thể thực hiện chu toàn bộ dự án được bàn giao, vì vậy mà việc thành lập một nhóm chuyên trách sẽ tạo điều kiện đảm bảo cho các công việc được thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ, tránh thiếu sót.

Nhờ sự hỗ trợ của các anh em, đồng nghiệp, bạn điều phối sẽ có thêm những cánh tay đắc lực trong suốt quá trình hoàn thành dự án được diễn ra hiệu quả hơn.

Thiết lập thời gian biểu

Cần xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt văn phòng cũ, để có thể lựa chọn thời gian lý tưởng để chuyển văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn. Ngày chuyển sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo, như thiết kế, xây dựng hoặc cải tạo văn phòng mới, cũng như sắp xếp và lắp đặt các thiết bị văn phòng cần thiết.

Bạn nên tính toán thời gian cần thiết cho từng công việc, để đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Cụ thể như:

• Hãy cho nhân viên biết sớm nhất có thể về kế hoạch di chuyển, nhất là nếu trụ sở mới nằm ở xa so với hiện tại.
• Hãy tạo điều kiện cho nhân viên theo dõi tiến độ di chuyển và cập nhật thông tin liên quan.

Xem xét ngân sách

Để chuyển trụ sở doanh nghiệp, bạn cần tính toán chi phí cho nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp: càng lớn, càng tốn kém.
• Số lượng vật dụng, thiết bị: càng nhiều, càng phức tạp.
• Nhân lực: cần đủ người để thực hiện công việc nhanh chóng và an toàn.
• Khoảng cách di dời: càng xa, càng mất thời gian và tiền bạc.
• Dịch vụ thuê ngoài: cần thuê các công ty chuyên nghiệp để vận chuyển, lắp đặt, nâng cấp thiết bị.

Ngoài ra, bạn cũng nên dự phòng một khoản chi phí để bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra với đồ đạc, vật dụng trong quá trình chuyển dời.

Tìm văn phòng mới

Để tìm một văn phòng mới phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, cần xem xét dựa trên những tiêu chí cơ bản như:

• Địa điểm
• Phong thủy
• Quy mô hoạt động
• Diện tích
• Chi phí thuê
• Thời gian thuê
• Điều khoản hợp đồng…

Kiểm tra và rà soát những thiết bị làm việc

Để không mất quá nhiều thời gian khi di chuyển đến một nơi xa lạ, điều bạn cần thực hiện trong giai đoạn này là hãy rà soát và kiểm tra lại toàn bộ thiết bị, máy móc, tài liệu, nội thất, số lượng nhân viên mà mình đang hiện có và sẽ có. Từ đó, mới có thể xác định đúng đắn mô hình trong tương lai và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc mới của mình.

Thông báo đến các nhà cung cấp, đối tác, khách hàng

Bên cạnh đó, bạn đừng quên việc phải thông báo sớm đến các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng về quyết định chuyển văn phòng và địa chỉ của văn phòng làm việc mới. Trong trường hợp có những bất lợi, thì cả đôi bên cũng sẽ dễ dàng thương thảo hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần thông báo đến một số đơn vị làm việc thường xuyên như:

• Bưu điện.
• Các phòng ban thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Một số đơn vị cung cấp dịch vụ khác.

Những công việc quan trọng khi chuyển văn phòng làm việc

Tổ chức lễ nhập trạch trong ngày chuyển văn phòng

Theo phong thủy, việc chuyển văn phòng rất quan trọng, vì vó thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này. Do đó, bạn không nên bỏ qua các thủ tục này. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết những bước làm lễ cúng chuyển văn phòng mới.

Giám sát khi vận chuyển văn phòng

Đồ đạc văn phòng thường nhiều & có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển, dọn dẹp văn phòng mới. Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, thì bạn cũng có thể cử thêm người áp tải để an tâm hơn

Thứ tự ưu tiên

Ưu tiên sắp xếp các trang thiết bị lớn & lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ dùng cá nhân nhỏ lẻ. Bảo đảm nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.

Kiểm kê vật dụng, đồ đạc

Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa theo danh sách ban đầu để kiểm tra. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt & ký tên xác nhận. Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, công ty cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.

Lợi ích khi chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín – Chuyển Nhà Miền Nam

Chúng tôi hiểu rằng phải bất đắc dĩ lắm thì các công ty mới quyết định di dời nơi làm việc. Vì vậy, để không phụ lòng mong mỏi của khách hàng, Chuyển hàng miền nam cam kết những giá trị mà khách hàng sẽ nhận được đó là:

• Chi phí hợp lý – tiết kiệm nhất, dựa vào việc khảo sát thực tế từng trường hợp, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến giá thành thấp nhất cho khách hàng.
• Vận chuyển nhẹ nhàng, tất cả đồ đạc của quý khách hàng sẽ luôn được chúng tôi đóng gói đúng quy cách bảo vệ an toàn và di dời nhẹ nhàng nhất.
• Đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đồ của các phòng ban. Không để sót đồ hay lẫn lộn đồ đạc, các loại đồ dễ vỡ, dễ trầy sẽ được để riêng, đóng gói cẩn thận và được đặc biệt giám sát chặt chẽ khi vận chuyển.
• Lắp đặt ngăn nắp và đúng kỹ thuật, các thiết bị điện tử, điện lạnh sẽ được tháo dỡ bởi nhân viên kỹ thuật điện và lắp đặt lại an toàn, đúng quy trình kỹ thuật,…

Bỏ túi ngay bài viết về cách lập kế hoạch di chuyển văn phòng khoa học của Chuyển Nhà Miền Nam để tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn văn phòng để đảm bảo tiến độ công việc. Nếu cần cung cấp thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại để được nhân viên tổng đài hỗ trợ tư vấn thêm nhé!