Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng
Kinh nghiệm chuyển văn phòng là điều các doanh nghiệp cần chú ý để không mắc sai lầm trong khâu chuẩn bị trước khi dọn đến văn phòng mới. Đây là một công việc tuy đơn giản nhưng cũng rất quan trọng. Chú ý những điều cần thiết khi chuyển văn phòng sẽ giúp bạn tránh được những thiệt hại và sự cố không mong muốn. Tham khảo kinh nghiệm chuyển văn phòng bên dưới được Chuyển Nhà Miền Nam tổng hợp dựa trên kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực vận chuyển nhé!
Lựa chọn Văn Phòng Mới
Thông thường yếu tố quyết định việc chuyển văn phòng thường do sự thay đổi trong quy mô kinh doanh cũng như số lượng nhân sự. Lúc này, bạn cần phải đảm bảo văn phòng mới có diện tích đáp ứng được với lượng nhân viên làm việc. Tránh tình trạng trật trội gây ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.
Ngoài ra, văn phòng mới cũng cần đáp ứng được các yếu tố quan trọng như: vị trí địa lý có thuận tiện cho việc di chuyển hay không; Tiện ích xung quanh văn phòng có đầy đủ hay không; Không gian làm việc có thoải mái hay không; Giá cả khi thuê dài hạn có phù hợp với điều kiện tài chính và mức ngân sách của công ty hay không;…
Trước khi chuyển văn phòng, việc lựa chọn được một địa điểm ưng ý tốn rất nhiều thời gian và công sức cũng như là việc làm quan trọng hàng đầu. Hãy đảm bảo môi trường làm việc lý tưởng nhất. Đồng thời cũng là nơi mà doanh nghiệp của bạn có thể gắn bó ổn định và lâu dài để phát triển hoạt động kinh doanh thay vì cần thường xuyên đổi địa điểm.
Các bước chuẩn bị cho chuyển văn phòng
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các công ty dịch vụ sẽ đảm nhận tất cả quá trình từ lúc sắp xếp đồ đạc đến khi vận chuyển đến văn phòng mới. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cũng có thể chủ động tìm hiểu và tự chuẩn bị trước khi công ty dịch vụ đến chuyển văn phòng giúp bạn.
Việc tìm hiểu kỹ kinh nghiệm chuyển văn phòng sẽ giúp cho bạn nắm rõ quy trình và cách thức làm việc của mỗi đơn vị vận chuyển. Từ đó việc giám sát, theo dõi và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi chuyển văn phòng sẽ dễ dàng hơn.
Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết
Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc gì, việc lên kế hoạch chi tiết luôn là điều cần ưu tiên hàng đầu. Kế hoạch càng chi tiết, bài bản, được thiết kế một cách khoa học sẽ giúp việc chuyển nhà diễn ra suôn sẻ hơn.
Hãy viết xuống tất cả những điều bạn cần khi chuyển văn phòng và các vật dụng cần phải chuyển đi. Điều này sẽ giúp bạn không bị thiếu sót hay bỏ quên bất kỳ thứ gì trong lúc chuyển văn phòng.
Đồng thời, một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin với bên vận chuyển văn phòng trọn gói. Từ đó thảo luận để đưa ra phương án chuyển đồ dùng khả thi nhất.
Bước 2: Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết
Thông thường khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, đơn vị cung cấp sẽ chuẩn bị dụng cụ và thùng để đóng gói đồ đạc. Tuy nhiên nếu bạn tự chuyển văn phòng, đây là bước mà bạn không thể bỏ qua.
Hãy tìm kiếm những loại thùng carton chắc chắn, kích cỡ thùng phù hợp với yêu cầu dựa theo số lượng và khối lượng của đồ đạc cần vận chuyển. Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn loại băng dính bản to nhằm đóng gói thùng chắc chắn hơn. Bạn cũng có thể tận dụng những giấy báo cũ để bao bọc các đồ vật trước khi đặt vào trong thùng.
Bước 3: Sắp xếp và đóng gói đồ đạc
Hãy đảm bảo việc sắp xếp, phân loại và đóng gói đồ đạc một cách cẩn thận. Không được để đồ nặng phía trên đồ vật nhỏ, vì như thế có thể khiến đồ dùng bị hư hỏng hoặc trầy xước. Bên cạnh đó nếu muốn tiết kiệm chi phí cho công ty, bạn có thể sắp xếp đồ nhỏ và đồ lớn riêng.
Bạn cũng tránh để đồ đạc quá nhiều trong một thùng vì sẽ gây khó khăn trong khi di chuyển. Thậm chí trong trường hợp xấu nhất, thùng còn có thể bị bung ra.
Bạn nên ghi chú thông tin của đồ đạc trên bề mặt của mỗi thùng nhằm giúp dễ dàng hơn cho việc lấy đồ ra khi đến văn phòng mới.
Bước 4: Thanh lý những đồ vật không còn cần thiết
Trước khi dọn đến văn phòng mới, bạn nên loại bỏ những đồ vật không còn cần thiết nữa nhằm giảm tải khi vận chuyển. Điều này cũng góp phần giúp tiết kiệm một khoản chi phí cho công ty.
Bước 5: Dọn dẹp lại văn phòng cũ
Sau khi đã đóng gói đồ dùng xong xuôi, chủ doanh nghiệp cũng nên thông báo nhân viên cùng dọn dẹp lại văn phòng cũ. Hãy phân công công việc cụ thể ở từng phòng ban và khu vực khác nhau để việc dọn dẹp diễn ra nhanh chóng hơn.
Bước 6: Cẩn thận với những đồ đạc, tài liệu có giá trị
Đối với những đồ đạc có giá trị hoặc những máy móc thiết bị quan trọng, cần cẩn thận khi tháo lắp để tránh bị hư hỏng. Bạn nên nhờ những người có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm trong việc này để thay bạn làm điều đó.
Lưu ý khi chuyển văn phòng
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Cần căn cứ vào tình hình thực tế về thời hạn kết thúc hợp đồng thuê văn phòng cũ sắp hết hay chưa. Hoặc văn phòng mới đã sẵn sàng cho việc dọn đến chưa. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng có thể quan tâm đến yếu tố phong thủy, tâm linh để lựa chọn ngày giờ chuyển văn phòng phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, thời gian chuyển văn phòng cần hợp lý, không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Liệt kê tài sản và phương án vận chuyển
Nên thống kê tình hình tài sản một cách cụ thể, các thiết bị văn phòng cần thiết khi vận chuyển. Sau khi xem xét tình trạng đồ đạc, thiết bị, máy móc, giấy tờ quan trọng cần chuyển đến văn phòng mới, bạn có thể lên phương án vận chuyển phù hợp nhất.
Hãy thống nhất tài sản nào chuyển trước, chuyển sau, loại xe chuyên chở nào phù hợp để chuyển đồ đạc cũng như ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho việc theo dõi quá trình chuyển văn phòng.
Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê đồ đạc khi đến văn phòng mới
Giám sát quá trình cẩn thận và kiểm kê đồ đạc trước khi hoàn tất hợp đồng dịch vụ. Vì sẽ rất khó để khiếu nại về tình trạng hư hỏng, trầy xước, hoặc thất lạc đồ đạc sau khi bạn đã hoàn tất việc nghiệm thu.
Bàn giao mặt bằng văn phong cũ cho chủ đầu tư
Đừng bên bàn giao đầy đủ giấy tờ và mặt bằng cũ cho chủ đầu tư trước khi kết thúc hợp đồng. Hãy đảm bảo đã có sự xác nhận của hai bên trong việc bàn giao lại mặt bằng nhằm tránh những vấn đề pháp lý phát sinh sau này.
Dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
Chuyển Nhà Miền Nam là công ty hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín hiện nay trên thị trường. Chúng tôi nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng trong suốt 10 năm qua.
Tại Chuyển Nhà Miền Nam, chúng tôi cung cấp đa dạng các gói dịch vụ đáp ứng được mọi nhu cầu của quý khách. Không chỉ giúp quý khách tiết kiệm thời gian và công sức với gói dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói. Mà chúng tôi còn cho thuê phương tiện vận chuyển đối với những khách hàng muốn tự chuyển đồ đạc.
Tất cả thủ tục liên quan đến việc chuyển văn phòng đều được diễn ra minh bạch, rõ ràng, đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Phong thủy khi chuyển văn phòng
Yếu tố phong thủy khi chuyển văn phòng cũng được rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Trong đó, nhiều người tin rằng việc lựa chọn thời gian hợp mệnh của cấp quản lý sẽ mang đến thịnh vượng, tài lộc, sự nghiệp kinh doanh phát triển tốt hơn.
Ngoài ra, sắp xếp đồ dùng trong phòng giám đốc, phòng nhân viên cũng cần lưu ý đến vấn đề phong thủy. Sắp xếp đồ trong phòng giám đốc cần đảm bảo hài hòa và hợp mệnh với chủ doanh nghiệp sẽ là bước đầu mang đến vượng khí cho công ty.
Trên đây là những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà bạn cần làm để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn vị chuyên cho thuê phương tiện hoặc cung cấp các gói dịch vụ chuyển văn phòng, vui lòng liên hệ với Chuyển Nhà Miền Nam qua số điện thoại hoặc đến trực tiếp địa chỉ văn phòng gần nhất để được nhân viên của chúng tôi hỗ trợ và giải đáp thắc mắc!
