Thủ tục chuyển văn phòng công ty 2025: Hướng dẫn đầy đủ pháp lý

ByCao Thảo

Chuyển văn phòng công ty là một bước đi chiến lược, thể hiện sự phát triển hoặc tái cấu trúc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh việc lên kế hoạch chi tiết cho việc vận chuyển tài sản, thiết kế không gian làm việc mới, thì việc hoàn tất các thủ tục chuyển văn phòng công ty về mặt pháp lý và hành chính lại là khâu cực kỳ quan trọng, thường gây không ít khó khăn và tốn kém thời gian nếu không nắm rõ.

Từ việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến thông báo cho cơ quan Thuế, BHXH, ngân hàng… một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng thời hạn. Bạn đang chuẩn bị cho việc di dời văn phòng và cảm thấy bối rối trước hàng loạt giấy tờ? Chuyển Nhà Miền Nam với 8 năm kinh nghiệm vận chuyển văn phòng trọn gói cho hàng trăm doanh nghiệp, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất trong bài viết này.

Thủ tục chuyển văn phòng công ty

Top 3 thủ tục doanh nghiệp cần phải biết khi chuyển văn phòng công ty

Dưới đây là  3 thủ tục quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần biết khi chuyển địa điểm văn phòng, giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Thủ tục chuyển văn phòng công ty trong cùng một tỉnh 

Đối với văn phòng công ty cần chuyển sang địa chỉ mới trong cùng một tỉnh thì cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo các thủ tục sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị

  • Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép (theo mẫu Bộ Công Thương, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân ký).
  • Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
  • Bản sao giấy tờ liên quan đến địa điểm mới (theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).
  • Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trình tự thủ tục cần thực hiện

  • Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi địa chỉ.
  • Cách nộp: Trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện).
  • Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện..

Thời gian xử lý thủ tục

  • Trong 3 ngày làm việc: Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung (nếu cần, chỉ 1 lần).
  • Trong 5 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ: Cơ quan sẽ cấp giấy phép điều chỉnh, hoặc từ chối và thông báo lý do bằng văn bản.

2. Thủ tục chuyển văn phòng công ty khác tỉnh 

Theo Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nếu Văn phòng đại diện (VPĐD) chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác hoặc sang khu vực quản lý của Ban quản lý khác, thương nhân phải xin cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD.

Hồ sơ cần chuẩn bị

  • Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép (theo mẫu của Bộ Công Thương, do người đại diện hợp pháp ký);
  • Thông báo chấm dứt hoạt động VPĐD tại nơi cũ;
  • Bản sao Giấy phép thành lập VPĐD đã được cấp;
  • Tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở mới.

Trình tự thủ tục cần thực hiện

  • Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt hoạt động tại nơi cũ. Nếu quá hạn, phải làm lại hồ sơ như xin cấp mới.
  • Cách nộp: Trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện).
  • Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty dự định đặt trụ sở mới

Thời gian xử lý thủ tục

  • Trong 3 ngày làm việc: Cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ, yêu cầu bổ sung (nếu cần – chỉ 1 lần).
  • Trong 5 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp lại Giấy phép hoặc từ chối và nêu rõ lý do.

3. Thủ tục với cơ quan thuế khi chuyển văn phòng công ty

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua là thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế. Việc này nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh cũng như tránh những rắc rối về sau. Dưới đây là các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế khi chuyển văn phòng công ty mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Nếu chuyển văn phòng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế hiện tại, gồm:

  • Tờ khai mẫu 08-MST (điều chỉnh thông tin đăng ký thuế);
  • Bản sao giấy phép thành lập hoặc giấy tờ tương đương nếu có thay đổi thông tin.

Nếu chuyển văn phòng làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Tại nơi chuyển đi:
Nộp hồ sơ gồm:

  • Tờ khai mẫu 08-MST;
  • Bản sao giấy phép thành lập hoặc giấy tờ tương đương nếu có thay đổi địa chỉ.

Tại nơi chuyển đến:
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận Thông báo chuyển địa điểm (mẫu 09-MST), nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.

Những lỗi thường gặp và cách phòng tránh khi làm thủ tục chuyển văn phòng

Để quá trình diễn ra thuận lợi, hãy lưu ý tránh các sai sót phổ biến sau:

Sai sót trong chuẩn bị hồ sơ

  • Thiếu giấy tờ theo yêu cầu.
  • Thông tin kê khai không khớp giữa các văn bản.
  • Quyết định/Biên bản họp không đúng thể thức, thiếu chữ ký hoặc sai thẩm quyền.
  • Cách phòng tránh: Kiểm tra kỹ checklist hồ sơ, đối chiếu thông tin cẩn thận, tham khảo mẫu chuẩn hoặc nhờ chuyên gia tư vấn.

Chậm trễ trong việc thông báo

  • Nộp hồ sơ quá thời hạn 10 ngày theo quy định của Sở KHĐT.
  • Không thực hiện thủ tục với Cơ quan Thuế trước khi chuyển địa điểm (nếu cần).
  • Cách phòng tránh: Lên kế hoạch thực hiện thủ tục ngay khi có quyết định chuyển văn phòng, đặt lịch nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng.

Không cập nhật thông tin với đối tác, ngân hàng

  • Quên thông báo địa chỉ mới cho các bên liên quan, gây gián đoạn giao dịch, thất lạc thư tín.
  • Cách phòng tránh: Lập danh sách các đơn vị cần thông báo (ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng…) và thực hiện ngay sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Có. Ngoài việc nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT nơi chuyển đến, bạn cần thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển quản lý thuế tại cơ quan Thuế, có thể phức tạp và mất thời gian hơn so với chuyển cùng tỉnh/thành phố.

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Tùy thuộc vào trường hợp:

  • Chuyển cùng quận/huyện: Có thể không cần khắc dấu mới
  • Chuyển khác quận/huyện trong cùng tỉnh/thành phố: Cần nộp hồ sơ đến công an nơi cấp dấu cũ để thay đổi
  • Chuyển khác tỉnh/thành phố: Cần làm thủ tục trả dấu tại công an nơi đã cấp dấu cũ và xin cấp dấu mới tại địa phương mới

Không, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại chung cư chỉ có chức năng để ở. Địa chỉ trụ sở phải đáp ứng các điều kiện về mục đích sử dụng theo quy định.

Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, cũng như các lĩnh vực khác (thuế, BHXH…).

Thủ tục chuyển văn phòng công ty tuy có vẻ phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện suôn sẻ nếu bạn nắm vững quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ các mốc thời gian quy định. Việc hoàn thành tốt các bước pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro mà còn tạo tiền đề vững chắc cho hoạt động tại địa điểm mới.

Hãy xem việc tuân thủ các thủ tục hành chính này là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty. Và đừng quên, Chuyển Nhà Miền Nam luôn sẵn sàng là đối tác vận chuyển chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ hotline 0937 666 323 để được chúng tôi hỗ trợ một cách nhanh chóng và an toàn nhất.

Avatar of Cao Thảo

Chuyên gia tư vấn dịch vụ chuyển nhà, cố vấn chuyên môn và kiểm duyệt nội dung tại website Chuyển Nhà Miền Nam. Với 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển nhà và logistics, tôi có kiến thức sâu rộng về quản lý quy trình vận chuyển, kỹ thuật đóng gói, bảo quản đồ đạc, cũng như xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình chuyển nhà. Tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho mọi nhu cầu chuyển nhà.