Chọn địa điểm mới cho văn phòng làm việc của công ty

Chọn địa điểm mới cho văn phòng là một quyết định quan trọng đối với mọi công ty kinh doanh. Việc chọn tòa nhà văn phòng mới phù hợp sẽ giúp nâng cao thương hiệu, uy tín, đồng thời thu hút thêm nhân tài cho công ty doanh nghiệp. Cùng Chuyển Nhà Miền Nam tham khảo những tiêu chí sau đây để quá trình chuyển văn phòng mới diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhé!

Tiêu chí chọn địa điểm mới cho văn phòng làm việc

Chọn địa điểm mới cho văn phòng làm việc là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả công việc, chi phí hoạt động và sự hài lòng của nhân viên. Để chọn được địa điểm phù hợp, bạn cần xem xét những tiêu chí sau:

Định hướng kinh doanh lâu dài 

Bạn đang làm chủ một công ty khởi nghiệp hay một công ty lớn, bạn đều cần có một kế hoạch cho tương lai. Bạn cần làm rõ những điều sau:

• Quy mô công ty hiện tại là bao nhiêu?
• Nhân sự sẽ phát triển như thế nào trong xu hướng tương lai?
• Không gian văn phòng nào phù hợp với nhu cầu của bạn?
• Làm sao để giảm thiểu việc chuyển đổi văn phòng do không gian không đáp ứng được?

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ có một hướng đi dài hạn rõ ràng và chọn một không gian văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình. Việc này giúp bạn không phải chuyển đổi liên tục vì không gian văn phòng bị hạn chế khi số lượng nhân viên tăng lên.

Phù hợp với định hướng thương hiệu công ty

Bạn nên xem xét liệu văn phòng mới có tương thích với thương hiệu của công ty hay không. Bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau:

Loại văn phòng	Đặc điểm	Phù hợp cho
Sáng tạo, năng động	Màu sắc tươi sáng, nội thất đa dạng, không gian mở	Các doanh nghiệp ưa thích sáng tạo, thân thiện, vui vẻ
Truyền thống, chuyên nghiệp	Màu sắc trung tính, nội thất sang trọng, không gian riêng tư	Các doanh nghiệp uy tín, chất lượng, nghiêm túc
Linh hoạt	Màu sắc hài hòa, nội thất tiện nghi, không gian chung	Các doanh nghiệp thích sự đổi mới, thay đổi

Vị trí văn phòng thuận lợi cho việc di chuyển

Văn phòng mới nên có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển của tất cả các thành viên trong công ty. Một số yếu tố cần quan tâm khi chọn vị trí văn phòng là:

• Giao thông: Nếu nhân viên đi xe riêng, văn phòng nên nằm ở những nơi không bị kẹt xe hay ngập nước. Nếu nhân viên đi xe công cộng, văn phòng nên gần các trạm xe buýt, tàu điện, hoặc xe ôm.
• Trung tâm: Văn phòng nên nằm ở khu vực trung tâm thành phố để tiện cho việc giao dịch hành chính, hợp tác với các đối tác, môi giới hoặc tiếp đón khách hàng. Điều này sẽ giúp tăng cơ hội kinh doanh và uy tín của công ty.
• Chi phí: Văn phòng nên có chi phí thuê hợp lý, phù hợp với ngân sách của công ty. Ngoài ra, cũng nên xem xét các chi phí phát sinh như điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh,…

Không gian làm việc chuyên nghiệp, khoa học

Coworking space là một không gian làm việc chung cho nhiều doanh nghiệp khác nhau, tạo điều kiện cho việc giao lưu và hợp tác. Để tận dụng tối đa lợi ích của coworking space, bạn nên:

• Tìm hiểu về các lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp trong cùng tòa nhà văn phòng mới
• Đánh giá xem có sự tương đồng hay bổ sung nào giữa lĩnh vực của bạn và của họ
• Thiết lập mối quan hệ và hợp tác với những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển chung với bạn

Diện tích và thiết kế văn phòng

• Diện tích: Chọn văn phòng có diện tích hợp lý với quy mô doanh nghiệp. Văn phòng cần có đủ không gian để sắp xếp các khu vực sau:
  • Làm việc
  • Họp
  • Tiếp khách
  • Nghỉ ngơi
  • Sinh hoạt
• Thiết kế: Có thể lựa chọn văn phòng đã được thiết kế sẵn hoặc tự thiết kế theo ý muốn. Khi thiết kế văn phòng, cần chú ý đến các yếu tố sau:
  • Ánh sáng tự nhiên: Tận dụng ánh sáng từ cửa sổ, kính hoặc các nguồn sáng khác để tạo không gian sáng sủa, tiết kiệm điện năng.
  • Không gian thoáng: Đảm bảo văn phòng có đủ thông gió, không bị nóng bức, ẩm ướt hoặc ngột ngạt.
  • Cây xanh: Trang trí văn phòng với các loại cây xanh, hoa lá để tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên, làm dịu mắt và tinh thần.
  • Phong cách: Thiết kế văn phòng theo phong cách phù hợp với lĩnh vực hoạt động, mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ, văn phòng của một công ty du lịch, sáng tạo có thể có nhiều màu sắc, hình ảnh, đồ chơi, trong khi văn phòng của một công ty tài chính có thể có tông màu trung tính, lịch sự, chuyên nghiệp.

An toàn tại nơi làm việc

Để làm việc hiệu quả và yên tâm tại văn phòng mới, bạn cần chú ý đến các thiết bị an toàn như:

• Hệ thống báo cháy: kiểm tra xem có hoạt động tốt không, có bị hỏng hay bị che khuất không.
• Hệ thống khóa từ: kiểm tra xem có bị mất thẻ hay bị sao chép không, có thể mở và đóng cửa dễ dàng không.
• Các thiết bị khác: kiểm tra xem có bị hư hỏng hay sử dụng được khi cần không.

Tiện ích văn phòng và tiện ích khu vực lân cận 

Trước khi quyết định mở văn phòng mới, bạn nên tham quan, khảo sát kỹ khu vực xung quanh để biết được những tiện ích mà nó mang lại. Bạn sẽ thấy hài lòng khi có thể dễ dàng tìm được những quán cà phê, quán ăn, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, ngân hàng, địa điểm giao dịch hành chính gần văn phòng của doanh nghiệp.

Bạn cũng không nên bỏ qua việc kiểm tra kết nối internet tại tòa nhà hoặc khu vực đó để đảm bảo rằng bạn có thể truy cập internet một cách nhanh chóng và ổn định. Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu rõ về các tiện ích văn phòng mà bạn được hưởng như dịch vụ thư từ, bưu phẩm, bãi gửi xe, sảnh tiếp khách chung, dịch vụ máy in, dịch vụ phòng họp để sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Chi phí và hợp đồng thuê văn phòng

• Doanh nghiệp cần chọn chi phí thuê văn phòng hợp lý với ngân sách doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc tăng trưởng kinh doanh và đầu tư hiệu quả.
• Giấy tờ pháp lý, hợp đồng thuê văn phòng cần có các điều khoản chi phí rõ ràng, minh bạch, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Các yếu tố cần quan tâm như thời hạn thuê, giá thuê, dịch vụ đi kèm, điều kiện, trách nhiệm…

Vị trí văn phòng có phong thủy tốt

Theo phong thủy, vị trí văn phòng có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của doanh nghiệp và sự nghiệp của nhân viên. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản mà bạn cần biết:

• Vị trí văn phòng nên có phía trước rộng thoáng, có ngã ba, ngã tư, sông hồ phía trước. Đây là vị trí thu hút khí tốt, tài lộc và cát tường.
• Phía sau văn phòng nên có nhà cao, tường kiên cố để che chắn. Đây là vị trí tạo sự vững chắc, bảo vệ và ủng hộ.
• Bên trái văn phòng nên có nhà cao, cây xanh, đồ nội thất cao để tạo sự cao lớn, uy quyền và cạnh tranh.
• Bên phải văn phòng nên có không gian thông thoáng, sáng sủa, đồ nội thất nhỏ gọn để tạo sự thoải mái, hợp tác và giao tiếp.
• Bàn làm việc nên đặt ở vị trí hướng ra cửa sổ hoặc cửa chính, không nên đối diện với nhà vệ sinh hoặc tường. Đây là vị trí tạo sự rộng mở, minh mẫn và quyền lực.
• Màu sắc văn phòng nên hài hòa, tươi sáng, phù hợp với ngành nghề và mệnh của chủ sở hữu. Màu sắc có tác dụng điều hòa khí, tăng cường năng lượng và thể hiện thương hiệu.
• Đồ trang trí văn phòng nên có ý nghĩa tốt đẹp, phản ánh mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp. Có thể sử dụng các biểu tượng như sừng trâu, tranh bách phúc, con rồng để mang lại sức mạnh, phúc khí và thịnh vượng.

Lợi ích khi chọn địa điểm văn phòng làm việc phù hợp

Chọn địa điểm văn phòng làm việc phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái. Một số lợi ích khi chọn địa điểm văn phòng làm việc phù hợp như:

Yếu tố	Lợi ích
Thời gian và chi phí di chuyển	Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí di chuyển khi văn phòng của bạn nằm ở một vị trí thuận lợi, gần với các phương tiện giao thông công cộng.  Bạn sẽ giảm bớt stress, tăng thêm năng lượng và cải thiện hiệu suất làm việc.
Hình ảnh và uy tín của công ty	Bạn sẽ tạo nên một ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và nhân viên khi văn phòng của bạn nằm ở một khu vực sầm uất, sang trọng và an toàn.  Bạn sẽ dễ dàng thu hút và giữ chân được những người tài năng, nâng cao khả năng hợp tác và kinh doanh với các công ty khác.
Tiện ích và dịch vụ xung quanh	Bạn sẽ có nhiều lựa chọn để ăn uống, mua sắm, giao dịch, chăm sóc sức khỏe khi văn phòng của bạn nằm ở một khu vực có nhiều tiện ích và dịch vụ như nhà hàng, cửa hàng, ngân hàng, bưu điện, bệnh viện.  Bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nâng cao chất lượng cuộc sống cũng như làm việc.

Như vậy, chọn địa điểm văn phòng làm việc phù hợp là một quyết định thông minh và có lợi cho cả công ty và nhân viên. Bạn nên cân nhắc kỹ các yếu tố như vị trí, giá cả, diện tích, thiết kế, an ninh, môi trường xung quanh khi chọn địa điểm văn phòng làm việc cho công ty.

Qua những tiêu chí trên, bạn đã có thể chọn địa điểm mới cho văn phòng của công ty doanh nghiệp. Để quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn hãy lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Chuyển Nhà Miền Nam nhé!