Những việc cần phải làm khi chuyển văn phòng mới chi tiết

Những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới không chỉ liên quan đến việc vận chuyển đồ đạc hay các thủ tục pháp lý mà cả nhân viên và quản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiêng kỵ trong phong thủy, nếu muốn gặp nhiều may mắn và thành công trong thời gian tới. Bài viết dưới đây của Chuyển Nhà Miền Nam – Đơn vị chuyên chuyển nhà, văn phòng trọn gói sẽ liệt kê danh sách những công việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho bạn, cùng theo dõi nhé!

Chuyển văn phòng làm việc mới thì doanh nghiệp cần làm gì?

Lập kế hoạch ngân sách khi chuyển phòng mới

Khi muốn chuyển văn phòng mới, bạn cần xem xét các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nào tốt, phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể tự thuê các loại phương tiện vận chuyển thích hợp và tự đóng gói đồ đạc, hoặc bạn có thể thuê một công ty chuyên nghiệp để làm hết mọi việc cho bạn, từ đóng gói, vận chuyển, đến bố trí lại không gian mới. Bạn cũng cần lựa chọn các vật tư cần thiết cho việc chuyển dọn, như thùng carton, băng keo, bọt biển, v.v…

Ngoài ra, nếu bạn định chuyển văn phòng đến một địa phương khác, bạn cũng cần tính toán chi phí cho việc chuyển nhà cho nhân viên của bạn. Bạn có thể hỗ trợ họ tìm kiếm nhà ở mới, trả tiền cọc, hoặc trợ cấp chi phí di chuyển. Đây là những khoản chi phí quan trọng mà bạn không nên bỏ qua khi lập kế hoạch để chuyển văn phòng.

Chọn người giám sát, quản lý quá trình chuyển phòng mới

Hãy chọn một nhân viên có năng lực và uy tín để làm người đại diện văn phòng trong quá trình chuyển dọn. Người này sẽ giám sát các công việc liên quan và làm việc chặt chẽ với người quản lý nhân sự trong quá trình chuyển văn phòng.

So sánh chi phí và chất lượng các dịch vụ vận chuyển nhà, văn phòng mới

• Khi bạn so sánh giá, hãy nhớ so sánh các dịch vụ bổ sung, có hoặc không có chi phí.
• Tiến hành nghiên cứu sâu về dịch vụ bồi thường, bảo hiểm hàng hóa, tài sản, phí dịch dụ và cách tính giá chuyển văn phòng rõ ràng.
• Yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng về người quản lý dịch vụ, liệu có phải trả thêm chi phí phát sinh khi chuyển văn phòng hay không và trách nhiệm của người đó trong quá trình chuyển văn phòng.

Chọn dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói uy tín

Bạn cần một đối tác uy tín để giúp bạn chuyển văn phòng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy đến với Chuyển Nhà Miền Nam, một trong những công ty hàng đầu về dịch vụ chuyển văn phòng tại TPHCM.

Chúng tôi có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thiết bị hiện đại, các dịch vụ hậu mãi và bảo hành. Chuyển Nhà Miền Nam là sự lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong thành phố.

Làm việc với quản lý dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Người điều hành doanh nghiệp là người đảm bảo rằng các bước của quá trình di dời được thực hiện theo kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn.

Đại diện của hai công ty sẽ cùng:

• Giới thiệu văn phòng mới và cũ
• Đặt thời gian vận chuyển để đảm bảo tiến độ
• Thảo luận về sơ đồ mặt bằng của văn phòng mới
• Xác định các chức năng văn phòng cũ và mới và xem chúng có ảnh hưởng đến giao thông vận tải hay không.
• Có thang máy hai bên để di chuyển đồ đạc.
• Có đồ đạc phức tạp hoặc quá cân không?
• Có các mặt hàng nghệ thuật hoặc giá trị cao, chẳng hạn như đồ mỹ nghệ, tác phẩm điêu khắc và đồ cổ không?

Người trông coi cơ sở kinh doanh dịch vụ sẽ chụp ảnh và kiểm kê toàn bộ tài sản cần chuyển đi. Giám đốc điều hành kinh doanh sẽ làm việc với các nhân viên để xây dựng kế hoạch di dời văn phòng.

Thủ tục thông báo chuyển văn phòng mới

Lên lịch họp thông báo chuyển phòng mới với nhân viên

• Trình bày lý do chuyển văn phòng theo hướng tích cực nhất
• Và giai đoạn này thích hợp nhất để các nhà điều hành doanh nghiệp có thể sửa đổi danh sách khi di chuyển dựa trên phản hồi của nhân viên.

Gửi thư thông báo cho các đối tác doanh nghiệp và khách hàng thân thiết

Email có thể chứa một số chi tiết sau:

• Một lý do ngắn gọn cho việc chủ động chuyển văn phòng.
• Địa chỉ và số điện thoại mới, ngày đóng cửa văn phòng hiện tại, ngày mở văn phòng mới.
• Thông báo cho đối tác hoặc khách hàng ngừng hoạt động để lên lịch làm việc.
• Sử dụng cơ hội này để tăng sự thân mật và cho họ thấy rằng doanh nghiệp của bạn thực sự đang chăm sóc khách hàng.

Thông báo cho người quản lý tài sản hiện tại

• Vui lòng thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu rằng bạn sẽ chuyển văn phòng đến địa điểm mới.
• Ngày và giờ chi tiết của lần sử dụng cuối cùng của trang web này.
• Kiểm tra hợp đồng thuê nhà hiện tại của bạn, đặc biệt là các yêu cầu và thỏa thuận khi bạn chuyển nhà.

Thông báo kênh truyền thông xã hội

Đặt biểu ngữ trên trang web của bạn hoặc viết một bài báo về việc chuyển văn phòng trên các kênh truyền thông xã hội của công ty bạn (ví dụ: Fanpage, Twitter, Instagram …), bao gồm ngày khai trương văn phòng mới, địa chỉ và thông tin mới, thông tin liên lạc.

Tập trung vào các vấn đề hệ thống kỹ thuật cho doanh nghiệp

Chỉ định nhân viên CNTT của công ty bạn hoặc thuê một nhóm CNTT có kỹ năng để thực hiện một số công việc liên quan đến hệ thống kỹ thuật khi di chuyển:

• Sao lưu tất cả dữ liệu và các tệp quan trọng trước khi di chuyển
• Thiết lập các giao thức để sao lưu dữ liệu nhạy cảm và bí mật
• Xem xét cơ sở hạ tầng CNTT văn phòng hiện tại
• Thiết kế lại hệ thống CNTT của văn phòng mới
• Cài đặt và lắp ráp máy móc, điện thoại

Trước khi chuyển văn phòng thì bạn cần phải có kế hoạch kỹ lưỡng để không xảy ra sai sót và thuận lợi cho công việc kinh doanh của bạn. Bài viết trên của Chuyển Nhà Miền Nam đã tổng hợp đầy đủ thông tin về những việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho bạn. Hy vọng những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho bạn khi chuyển văn phòng. Xin cảm ơn!