9 Sai lầm khi chuyển văn phòng doanh nghiệp cần tránh

Một số sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh sau đây mà bạn nên biết để đảm bảo kế hoạch di dời được thực hiện đúng tiến độ. Khi công ty cần đổi địa điểm mới, việc chuyển văn phòng cần phải chuẩn bị thật kỹ để mang đến không gian làm việc hiệu quả. Đồng thời tránh những điều kiêng kỵ trong phong thủy. Đó là lý do bạn cần đến một dịch vụ vận chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói uy tín, chuyên nghiệp. Cùng Chuyển Nhà Miền Nam tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết sau.

Phát sinh chi phí khi chuyển văn phòng cần tránh

Điều dễ khiến bạn cảm thấy đau đầu đó là khi chi phí vượt quá ngân sách được duyệt. Lý do có thể đến từ việc thiếu kinh nghiệm chuyển văn phòng, tính toán thiếu chính xác hoặc không có được báo giá đầy đủ về phí dịch dụ và cách tính giá chuyển văn phòng rõ ràng từ các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Đây là sai lầm cần tránh khi chuyển văn phòng mới.

Bên cạnh đó, sự thiếu phối hợp trong công việc dẫn đến các đầu mục công việc không được thực hiện kịp thời. Dẫn đến chi phí phát sinh khi chuyển văn phòng tăng lên đáng kể.

Để tránh rắc rối không đáng có này, hãy tìm hiểu kỹ đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Đồng thời kiểm tra thứ tự công việc, chi phí, thời gian và đảm bảo rằng có một khoản dự phòng trong ngân sách trước khi được phê duyệt.

Chuyển văn phòng mới mất nhiều thời gian hơn dự kiến

Các doanh nghiệp thường đặt trước ngày giờ tốt theo phong thủy để chuyển đến văn phòng mới, mong muốn giai đoạn mới làm ăn phát đạt và phát triển hơn. Tuy nhiên, nếu trong quá trình vận chuyển có trục trặc, hoặc sự phối hợp công việc giữa các bộ phận được phân công không chặt chẽ dễ dẫn đến việc chậm trễ tiến độ.

Do đó, một trong những lưu ý quan trọng là bạn cần phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể nhất có thể giữa các nhóm chịu trách nhiệm. Cần đảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủ và thực hiện theo trình tự đã thống nhất. Ngoài ra việc lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chất lượng để được tư vấn các giải pháp vận chuyển tốt nhất. Nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm thiểu rủi ro hư hỏng đồ đạc.

Kế hoạch thực hiện chưa được sắp xếp hợp lý

Lập kế hoạch cho danh sách việc cần làm của bạn là điều tối quan trọng khi đóng gói đồ đạc để chuyển văn phòng. Bạn càng lập kế hoạch để chuyển văn phòng chuyên nghiệp, công việc của bạn sẽ càng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực.

Có thể nói, chỉ với 15 phút lên kế hoạch chi tiết và hợp lý, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc chuyển văn phòng. Bạn có thể nghiên cứu kỹ và tham khảo ý kiến của đối tác, khách hàng và bên cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng để có được danh sách sắp xếp cụ thể và thời gian biểu rõ ràng nhất có thể.

Sai lầm khi đóng gói đồ đạc cần tránh khi chuyển văn phòng mới

Sai lầm tiếp theo cần tránh đó là không đóng gói đồ đạc và tài liệu của bạn đúng cách. Nhiều công ty thường sử dụng các loại hộp không phù hợp để đóng gói đồ đạc, thiếu tính an toàn. Điều này có thể dẫn đến hư hỏng hoặc mất mát đồ đạc và tài liệu. Để tránh sai lầm này, các công ty cần sử dụng đúng loại hộp để đựng đồ và đóng gói chúng đúng cách để tránh làm hư hỏng mọi thứ, đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đồ.

Không cập nhật địa chỉ và thông tin liên lạc khi chuyển văn phòng mới

Nếu công ty chuyển văn phòng mà không cập nhật thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác thì có thể họ sẽ không tìm được công ty. Ngoài ra, nếu công ty không cập nhật địa chỉ của người vận chuyển, các mặt hàng và tài liệu có thể được gửi đến địa chỉ sai.

Với điều kiện không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thông tin liên hệ và địa chỉ mới của công ty được cập nhật và thông báo cho tất cả các đối tác liên quan trước khi chuyển văn phòng.

Chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói không chuyên nghiệp

Thay vì thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín ngay từ đầu, một số chủ doanh nghiệp sử dụng nhân viên của chính họ để thực hiện việc chuyển văn phòng mới. Mặc dù có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển nhưng do đây không phải là chuyên môn của nhân viên nên tốn rất nhiều thời gian và sức lực, khối lượng công việc cũng không hề nhỏ.

Những chi phí mới như dụng cụ, thiết bị đóng gói, vận chuyển, bảo đảm tài sản, đồ điện tử bị thất lạc, hư hỏng. Khi không có nhiều thời gian cân nhắc, việc vội vàng lựa chọn đối tác vận chuyển cũng sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng bị chặt chém. Thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp sẽ dẫn đến những bất cập trong quá trình hợp tác vận chuyển.

Không tổ chức giám sát thi công khi chuyển văn phòng mới

Nếu việc xây dựng, bố trí văn phòng mới không được tổ chức giám sát kỹ lưỡng, thiết kế kiến trúc ban đầu sẽ không được thực hiện. Điều này sẽ ảnh hưởng đến sơ đồ phân bổ bộ phận và chỗ ngồi của nhân viên.

Đồng thời gây ra nhiều vấn đề trong phối hợp công việc. Ngoài ra, chất lượng công trình không được đảm bảo, gây ra những vấn đề không đáng có. Điều đó có thể tác động tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp, dẫn đến lãng phí tài nguyên và hoạt động kém hiệu quả.

Không tính toán chính xác khối lượng đồ đạc cần chuyển

Một trong những công đoạn quan trọng của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là kiểm tra kỹ lưỡng, phân loại và đóng gói khối lượng đồ đạc cần chuyển. Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể mua một số thùng giấy, cân điện tử, giấy đóng gói rồi ghi rõ danh sách mặt hàng và khối lượng của các hộp trên mỗi hộp. Điều này giúp bạn dễ dàng lấy hàng tồn kho và tính toán chi phí vận chuyển chính xác hơn.

Sai lầm khi không phân công nhiệm vụ lúc chuyển văn phòng mới

Nếu những nhân viên nhiệt tình của bạn chỉ hành động theo cảm tính, họ sẽ bỏ sót những phần mà mọi người không để ý. Hoặc làm trước quên sau, dẫn đến công việc không thuận lợi, thất lạc đồ đạc. Các nhóm sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ nhận thức được phạm vi và chi tiết cụ thể của công việc liên quan đến quy trình chuyển văn phòng.

Ví dụ, bộ phận tài chính được chỉ định chịu trách nhiệm kiểm tra, phân loại, đóng gói và vận chuyển chứng từ, hồ sơ, sổ sách, tài liệu của toàn hệ thống. Hay bộ phận hành chính chịu trách nhiệm về các tài sản liên quan đến công cụ, thiết bị văn phòng, máy móc, thiết bị và các tài sản khác.

Di dời văn phòng công ty là điều khá phổ biến đối với các doanh nghiệp. Vì vậy những sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh chúng tôi đã giới thiệu ở trên là điều bạn nên lưu ý để giúp quá trình chuyển văn phòng mới diễn ra suôn sẻ hơn. Nếu quý khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp. Vui lòng liên hệ với Chuyển Nhà Miền Nam để được tư vấn và báo giá chi tiết.