Khi vận chuyển hàng hoá cần giấy tờ gì?

Khi vận chuyển hàng hóa cần giấy gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người kinh doanh vận tải, logistic hay gặp phải khi muốn chuyển hàng từ nơi này sang nơi khác. Tùy vào loại hàng hóa, phương thức vận chuyển như đường biển, đường sắt, đường bộ và địa điểm đến, bạn sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ khác nhau để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Trong bài viết này, Chuyển Nhà Miền Nam sẽ giới thiệu cho bạn những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển các loại hàng hóa phổ biến. Hãy cùng theo dõi nhé!

Để giải đáp cho câu hỏi “khi vận chuyển hàng hóa cần giấy gì?”, thì trước hết bạn cần hiểu được vận chuyển hàng hóa là gì?

Vận chuyển hàng hóa là quá trình giao nhận hàng hóa từ địa chỉ này tới địa chỉ khác. Thông thường, những loại hàng hóa có khối lượng lớn mà nhà sản xuất không thể tự đem giao được mà sẽ tìm đến các công ty vận chuyển uy tín, giá rẻ, với sự ký hợp đồng vận chuyển giữa người nhận hàng và người gửi hàng.

Hàng hóa có thể được chuyển bằng nhiều loại phương tiện khác nhau tùy theo đặc thù của loại hàng hóa nhưng đảm bảo hàng hóa được an toàn và được vận chuyển theo đúng thời hạn mà hợp đồng hai bên đã ký kết.

Vận chuyển hàng hóa rất quan trọng đối với những nhà buôn bán nhỏ lẻ, thay vì sử dụng loại hình vận tải như máy bay, tàu lửa, thuyền,…thì họ sẽ sử dụng những phương tiện nhỏ gọn, tiện lợi khác như xe vận tải, xe máy, xe ô tô,… làm phương tiện vận chuyển chính, vừa ít tốn chi phí cũng như hành trình vận chuyển hàng hóa sẽ nhanh tới mình hơn.

Giấy tờ kèm theo khi vận chuyển hàng hóa là gì?

Giấy tờ kèm theo khi vận chuyển hàng hóa gồm có:

• Các loại giấy tờ xe
• Giấy tờ kinh doanh phương tiện (taxi tải, xe tải chuyên dụng,…)
• Giấy tờ của chủ phương tiện
• Hợp đồng vận chuyển
• Giấy tờ đi đường

Hàng hóa trong nước cần giấy tờ gì?

Hàng hóa trong nước thì sẽ cần các giấy tờ sau:

• Vận đơn hàng hóa
• Các loại hóa đơn
• Phiếu xuất kho
• Hợp đồng vận chuyển, hợp đồng thuê xe (nếu có)
• Các loại giấy tờ xác minh kinh doanh vận tải của chủ phương tiện
• Giấy tờ đi đường

Giao hàng bằng xe máy cần giấy tờ gì?

Khi giao hàng bằng xe máy các bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau đây để tránh bị phạt. Cụ thể là

• Giấy đăng ký xe
• Giấy phép lái xe
• Bảo hiểm trách nhiệm dân sự
• Giấy chứng nhận đảm bảo an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường

Xe tải đi liên tỉnh cần giấy tờ gì?

Đối với các phương tiện xe tải muốn đi liên tỉnh thì các lái xe cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như sau:

• Giấy đăng ký xe ô tô
• Sổ nhật trình chạy xe
• Phù hiệu xe chạy
• Giấy chứng nhận đảm bảo an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường
• Bảo hiểm trách nhiệm dân sự

Khi vận chuyển hàng hóa đường bộ, công ty cần giấy gì?

Mang theo giấy tờ xe

Khi chúng ta tham gia giao thông bằng đường bộ thì phương tiện vận chuyển bằng ô tô cần phải mang đầy đủ những giấy tờ sau:

• Khách hàng chuẩn bị giấy đăng ký xe ô tô.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận kiểm định
• Giấy lưu hành cho xe quá tải (nếu có)
• Sổ nhật trình khi chạy xe, phù hiệu xe chạy hợp đồng…

Vậy, khi vận chuyển hàng sản phẩm hóa bằng phương tiện ô tô thì chúng ta cần chuẩn bị những giấy tờ như trên để quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Chuẩn bị giấy tờ kinh doanh phương tiện

Đây là một trong những loại giấy tờ mà chủ phương tiện yêu cầu phải có và không thể thiếu khi điều khiển phương tiện giao thông, phải chuẩn bị các giấy tờ như giấy  đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề, còn nếu là hợp đồng dịch vụ thì khách hàng nên photo một bản mang theo để trừ những trường hợp xấu xảy ra ảnh hưởng đến vận chuyển.

Giấy tờ của người điều khiển phương tiện

Giấy tờ của người thực hiện điều khiển phương tiện cần phải có gồm:

• Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe mà khách hàng đáng điều khiển.
• Giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng nguy hiểm hoặc giấy chứng nhận tập huấn lái xe ô tô.
• Người lái xe cần chuẩn bị giấy chứng nhận sức khỏe định kỳ.

Mang theo giấy hợp đồng vận chuyển

Việc mang theo hợp đồng vận chuyển giúp bạn có thể xác minh rõ trách nhiệm và quyền hạn của hai bên trong việc vận chuyển hàng quá khổ quá tải, giúp bạn thanh lý hợp đồng một cách dễ dàng mà không vướng mắc điều gì. Vì thế đối với các doanh nghiệp là đối tác lớn chúng ta cần phải quy định hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng.

Mang theo giấy đi đường

Giấy đi đường dùng để xác minh chi tiết rõ ràng hành trình chuyến đi của bạn nhằm giúp cho việc kiểm soát dễ dàng hơn, trong giấy đi đường này thường sẽ có cập nhật nơi đi, nơi đến, số ngày công tác, phương tiện sử dụng, lý do lưu trú…Nó được cấp cho từng chuyến hàng, cho từng xe của bạn.

Các bước hướng dẫn thủ tục cấp giấy phép cho người vận chuyển sản phẩm, hàng hóa :

• Bước 1: Trước tiên chúng ta sẽ gửi đơn đề nghị cấp giấy phép vận chuyển đặc biệt cho chi cục kiểm lâm sở tại, nội dung bao gồm nguồn gốc, chủng loại gỗ và lâm sản, khối lượng, nơi đi, nơi đến, số lượng, phương tiện vận chuyển kèm theo chứng từ gốc về nguồn gốc gỗ, lâm sản, thời gian. Chủ hàng cần phải nêu một cách rõ ràng, chi tiết và chính xác theo quy định của pháp luật.
• Bước 2: Chi cục kiểm lâm xem xét và thẩm định, nếu hồ sơ chứng từ đầy đủ và chính xác thì bạn sẽ được cấp ngay giấy phép vận chuyển đặc biệt, còn nếu trong trường hợp chưa đủ thì khách hàng cần phải bổ sung thêm. Chủ hàng sẽ được cấp giấy phép vận chuyển đặc biệt (chậm nhất trong vòng 10 ngày).

Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng dùng để chứng minh việc vận chuyển đã hoàn tất, thường do lái xe giữ một phiếu, chủ hàng giữ một phiếu, và một phiếu còn lại được nộp lại cho đơn vị vận tải kèm với giấy đi đường.

Ngoài ra, tùy theo mục đích của việc vận chuyển thì chúng ta cần thêm những giấy tờ khác nhau, ví dụ như: đối với hàng hóa xuất kho để bán, biếu, tiêu dùng nội bộ, đưa đi trao đổi, hoặc tặng thì chỉ cần hợp đồng bán hàng và hóa đơn. Còn trong trường hợp hàng hóa vận chuyển giao cho đại lý bán đúng giá thì cần phiếu xuất hàng gửi cho đại lý hoặc hóa đơn bán hàng.

Giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho bên kinh doanh vận chuyển

Theo quy định của thông tư số 94/2003/TTL, khi vận chuyển hàng hóa, bạn cần có hóa đơn và các chứng từ khác để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Bạn cũng cần tuân thủ các quy định sau đây tùy theo loại hình kinh doanh của bạn:

• Nếu bạn bán lẻ hàng hóa có giá trị thấp cho người tiêu dùng, bạn không cần lập hợp đồng nhưng bạn phải lập bản kê chi tiết về số lượng và loại hàng hóa mỗi lần bán.
• Nếu bạn xuất kho hàng hóa để bán, trao đổi, biếu, tặng hoặc sử dụng nội bộ, bạn phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng phù hợp với số lượng và giá trị hàng hóa đã bán.
• Nếu bạn xuất giao hàng hóa cho đại lý bán theo giá do bạn quy định và hưởng hoa hồng, bạn có thể chọn một trong hai cách sau để lập hóa đơn và chứng từ:
  • Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng
  • Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ

• Khi xuất nguyên liệu cho đơn vị gia công, cơ sở kinh doanh cần lập phiếu xuất kho, trong đó ghi rõ mục đích gia công và đính kèm hợp đồng gia công. Khi nhận lại sản phẩm gia công, cơ sở gia công cũng cần lập phiếu xuất kho, trong đó ghi rõ sản phẩm gia công được trả về cho đơn vị thuê gia công và đính kèm hợp đồng gia công.
• Khi công ty đưa hàng hóa đi bán lưu động hoặc tham gia hội chợ triển lãm, cần có lệnh điều động nội bộ và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giao cho người vận chuyển hàng hóa.
• Khi hàng hóa không đúng quy cách hoặc chất lượng, cần xuất trả lại cho bên bán và có một trong các loại hợp đồng sau: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in, để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên đường.
• Khi xuất khẩu hàng hóa – bao gồm cả hàng hóa gia công xuất khẩu, cần có một trong các loại hợp đồng sau: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in, để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên đường.
• Các sản phẩm không cần lập Hợp đồng bán hàng khi bán ra là:
  • Các sản phẩm lâm nghiệp, thủy sản, nông nghiệp do người dân tự sản xuất, khai thác. Khi bán cho các cơ sở thu mua, phải có hợp đồng thu mua theo mẫu số 06/TMH-3LL kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.
  • Các đồ dùng cá nhân do chủ sử dụng bán lại hoặc ký gửi cho các cơ sở kinh doanh. Khi mua hoặc nhận ký gửi, các cơ sở kinh doanh phải lập bảng kê chi tiết.
• Các sản phẩm được chuyển từ cơ sở kinh doanh sang các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có:
  • Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc Hợp đồng bán hàng
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ.

Tại sao cần phải lưu giữ giấy vận chuyển hàng hóa?

Giấy vận chuyển hàng hóa là một trong những giấy tờ cần thiết khi bạn giao nhận hàng hóa. Bạn nên lưu giữ chúng cẩn thận vì chúng có nhiều tác dụng quan trọng, như:

• Là bằng chứng cho việc vận chuyển, thông tin đơn hàng và trách nhiệm của bạn và bên vận chuyển. Nếu có sự cố xảy ra với hàng hóa, bạn có thể dựa vào nó để bảo vệ quyền lợi của mình và yêu cầu bên vận chuyển giải quyết một cách hợp lý cho bạn.
• Là thủ tục cần thiết để lô hàng của bạn được phép qua các chốt kiểm tra của cơ quan chức năng. Nếu không có nó, hàng hóa của bạn có thể bị tạm giữ hoặc bị tịch thu nếu bạn không thể chứng minh được.
• Là căn cứ để bạn kê khai và hạch toán hàng hóa và chi phí một cách dễ dàng và thuận tiện.
• Làm căn cứ để kiểm tra và giải quyết các tranh chấp về hàng hóa.
• Làm tài liệu để thanh toán tiền vận chuyển và thuế.
• Làm bằng chứng để yêu cầu bồi thường nếu hàng hóa bị hư hại hoặc mất mát.

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết giúp giải đáp cho câu hỏi “khi vận chuyển hàng hóa cần giấy gì?” Hy vọng qua nội dung bài viết trên Chuyển Nhà Miền Nam có thể giúp cho các bạn hiểu rõ hơn các loại giấy tờ không thể nào thiếu khi vận chuyển hàng hóa.