Cách Bảo Quản Hồ Sơ Và Tài Liệu Khi Chuyển Văn Phòng An Toàn

Bảo quản hồ sơ và tài liệu khi chuyển văn phòng luôn là một thách thức lớn, đòi hỏi sự cẩn trọng, tổ chức và kỷ luật. Nếu không thực hiện từ đầu, việc làm lại tại văn phòng mới sẽ vô cùng khó khăn và phiền toái. Với kinh nghiệm chuyển văn phòng tại hcm, Chuyển Nhà Miền Nam sẽ giúp bạn sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác.

Hồ sơ và tài liệu văn phòng bao gồm những loại nào?

Hồ sơ và tài liệu văn phòng là những văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác quản lý nội bộ của doanh nghiệp, đơn vị. Các tài liệu này bao gồm:

• Hồ sơ công việc: Đây là tập tài liệu theo dõi, xử lý một hoặc một số việc nào đó.
• Hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ này là tập văn bản quy phạm pháp luật về một vấn đề hay một lĩnh vực nào đó.
• Hồ sơ nhân sự: Đây là hồ sơ liên quan đến nhân viên trong tổ chức.
• Các văn bản quy phạm pháp luật và các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
• Hồ sơ tài liệu liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
• Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
• Văn bản hành chính, văn phòng bao gồm các văn bản, giấy tờ liên quan đến quản lý nội bộ của doanh nghiệp, đơn vị.
• Kế hoạch, sổ sách, công văn, file lưu trữ.

Văn bản hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.

Cách phân loại hồ sơ và tài liệu khi chuyển toàn bộ văn phòng

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của bất kỳ công ty nào dù mới thành lập hay đã hoạt động nhiều năm chắc chắn số lượng không hề nhỏ. Nếu bỏ qua khâu phân loại và bắt tay vào đóng gói ngay thì lúc chuyển đến văn phòng mới, chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi việc thất lạc tài liệu hoặc mất thời gian tìm kiếm.

Vì vậy, đừng lười biếng, hãy sắp xếp tài liệu trước khi đóng gói đồ đạc. Đầu tiên, bạn cần kiểm tra xem mình có bao nhiêu tài liệu. Chia chúng theo năm, từng lĩnh vực, theo tên, mức độ sử dụng quan trọng và ít quan trọng… Tùy theo cách phân loại “truyền thống” của mỗi công ty, bạn sẽ phân loại tài liệu, hồ sơ một cách rõ ràng.

Có thể phân loại theo từng lĩnh vực như hợp đồng giao dịch khách hàng được chia thành 1 bộ riêng, hợp đồng dịch vụ mua sắm trang thiết bị, nội thất văn phòng cho công ty được chia thành 1 bộ, hồ sơ nhân sự được chia thành 1 bộ, các giấy tờ như đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, tờ khai thuế… xếp thành 1 bộ.

Sau đó, hãy sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng dựa theo số năm từ năm cũ nhất đến năm hiện tại, từ ngày và tháng cũ nhất đến ngày và tháng hiện tại. Nếu số lượng của loại tài liệu nào quá nhiều thì hãy cho vào túi hoặc hộp cùng màu để phân biệt với các loại tài liệu khác.

Bảo quản, lưu trữ hồ sơ và tài liệu khi chuyển văn phòng

Khi đã hoàn tất quá trình phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu thì chuyển sang khâu bảo quản, đóng gói để chuyển văn phòng. Như các bạn đã biết, tài liệu, hồ sơ hầu hết đều được làm bằng giấy, nếu chẳng may để nước đổ vào, những tài liệu này sẽ ngay lập tức bị ngấm nước và hư hỏng ngay.

Bạn không thể sử dụng thùng carton thông thường để đựng vì chúng cũng được làm bằng một loại giấy khác, nếu trong quá trình vân chuyển có nước, thời tiết xấu có mưa, thùng sẽ bị ướt và hỏng vì không có nắp bảo vệ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tài liệu bên trong, nghiêm trọng hơn là có thể ảnh hưởng đến hoạt động và lợi ích của công ty.

Lựa chọn dành cho bạn là mua hộp nhựa, sắt, nhôm chuyên dụng để bảo quản tài liệu, hồ sơ, loại hộp này có kích thước phù hợp với chiều cao và chiều rộng của tài liệu, tài liệu dễ dàng gấp gọn, vừa vặn, thuận tiện di chuyển, đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đồ hiệu quả.

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng thùng carton, nhưng thay vì chỉ để tài liệu vào trong, bạn cần bọc thêm một túi nilon bên ngoài, buộc chặt túi để cho vào hộp. Vì vậy khi di chuyển nếu trời mưa nước chảy vào sẽ không làm ướt hay ướt tài liệu.

Sau khi đã cho đủ tài liệu vào thùng, bạn cần chú thích từng ô ghi tên tài liệu bên trong, để khi sắp xếp tại trụ sở mới không cảm thấy bối rối, khó khăn. Cẩn thận hơn, bạn nên lập danh sách số lượng thùng và tên các văn bản để sau khi chuyển văn phòng sẽ dễ thuận tiện kiểm soát. Ngoài ra, đối với các thông tin nhạy cảm, quan trọng của công ty, bạn nên tự quản lý và chuyển giao các giấy tờ quan trọng đó.

Loại bỏ và hủy các hồ sơ, tài liệu không có giá trị sử dụng

Việc tiêu hủy tài liệu không còn sử dụng là 1 trong những việc cần làm khi chuyển văn phòng mới vô cùng cần thiết và bắt buộc trong công tác lưu trữ. Thông thường, theo thời gian, số lượng giấy tờ, tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp sẽ tăng lên. Trong số đó, cũng có những tài liệu đã hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng.

Hiện nay, có rất nhiều hình thức tiêu hủy giấy như: Sử dụng máy hủy giấy, tiêu hủy bằng cách đốt… nhưng đây không phải cách đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng 100% mà còn gây ô nhiễm môi trường, nguy cơ cháy nổ,… Chúng tôi khuyên bạn nên hủy tài liệu bằng máy có công suất lớn. Đảm bảo thông tin đã xóa vĩnh viễn không thể phục hồi và không bị tiết lộ là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Như vậy, qua bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ xong về cách bảo quản hồ sơ và tài liệu khi chuyển văn phòng. Đây là những tài liệu quan trọng, việc thất lạc hoặc bỏ sót tài liệu trong quá trình vận chuyển sẽ dẫn đến những rủi ro không đáng có về sau. Vì vậy, bạn nên chú ý và chuẩn bị thật kỹ càng trong quá trình chuyển văn phòng. Đừng quên theo dõi và thuê dịch vụ của Chuyển Nhà Miền Nam để nhận được mức giâ ưu đãi và cập nhật những thông tin mới nhất nhé!