Cách Sắp Xếp Tài Liệu Trước Khi Chuyển Văn Phòng Hiệu Quả

Sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng là một công việc quan trọng và cần thiết để đảm bảo hiệu quả và trật tự trong quá trình chuyển nhà, chuyển văn phòng. Bằng cách sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm một cách ngăn nắp, bạn sẽ giúp sếp của mình dễ dàng quản lý và theo dõi các giấy tờ liên quan đến công việc, cũng như tạo ra không gian làm việc gọn gàng và thoải mái cho bản thân. Cùng đọc bài viết hôm nay của Chuyển Nhà Miền Nam – Đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để hiểu rõ hơn nhé!

Cách sắp xếp tài liệu, giấy tờ ngăn nắp mà doanh nghiệp nên biết

Giấy tờ kinh doanh phải được sắp xếp một cách có kế hoạch, dựa theo tính chất và loại tài liệu, cũng như là kho lưu trữ hồ sơ trở nên ngăn nắp.

• Giấy tờ lưu thông: chẳng hạn như báo giá vận chuyển, vận đơn, danh sách hàng tồn kho và hóa đơn vận chuyển nên được đưa vào danh mục này.
• Các chứng từ tài chính: biên lai thuế, chứng từ thuế thu nhập, các giấy tờ pháp lý cần chuẩn bị, sao kê tài khoản ngân hàng, chứng từ vay nợ, sao kê tài khoản cho nhân viên… nên gộp chung vào một loại.
• Giấy tờ liên quan đến tài sản: giấy tờ hợp đồng mua bán, giấy đăng ký xe công ty, giấy cho thuê xe, giấy bảo dưỡng hệ thống máy móc công ty, giấy thuê văn phòng…
• Tài liệu hợp đồng: Bất kỳ tài liệu ràng buộc pháp lý nào cũng phải được tách biệt với các tài liệu khác như hợp đồng lao động, bảo hiểm, hợp đồng thuê văn phòng, tài liệu đăng ký kinh doanh, v.v.
• Giấy tờ tùy thân của nhân viên: Mỗi nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về các loại giấy tờ tùy thân của mình, để hẳn vào một hộp riêng và ghi rõ tên-phòng-ban để tiện tra cứu khi đến văn phòng mới.
• Danh sách liên hệ: Trong quá trình chuyển văn phòng, bạn nên chuẩn bị sẵn danh sách liên lạc như văn phòng phẩm, nước uống, dịch vụ vệ sinh trong khu vực… cũng như số điện thoại của công ty dịch vụ chuyển văn phòng làm việc hay chuyển nhà.

5 cách sắp xếp tài liệu ngăn nắp trước khi chuyển văn phòng

Sắp xếp giấy tờ của bạn cũng không quá khó khăn. Hãy áp dụng 5 bước hướng dẫn dưới đây là đủ để bạn lựa chọn cũng như là sắp xếp tài liệu của bạn một cách hiệu quả, nhanh chóng cũng như bảo quản hồ sơ và tài liệu khi chuyển văn phòng một cách an toàn.

Bước 1: Phân loại tài liệu, giấy tờ chi tiết

Trước hết, để sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng, bạn hãy chia tài liệu thành 2 phần cần thiết và không cần thiết. Ngoài ra, biên lai cũ và hợp đồng hết hạn nên được giữ riêng biệt để tránh nhầm lẫn với các tài liệu hiện sử dụng.

Bước 2: Lưu trữ tài liệu, giấy tờ trong kho lưu trữ hồ sơ

Như đã đề cập ở trên, tài liệu của bạn cũng cần được lưu trữ đúng cách. Theo đó, đối với những tài liệu thường sử dụng hoặc cần sử dụng hiện nay, nên được đặt ở những nơi dễ thấy, dễ lấy. Những tài liệu cần bảo mật hơn thì tốt nhất nên để ở kho lưu trữ hồ sơ chỉ những người có thẩm quyền mới được xem.

Bước 3: Hệ thống lại bộ hồ sơ để quản lý dễ dàng

Sau đó, bạn nên tạo một hệ thống hồ sơ được chia theo danh mục, kèm theo các nhãn dán khác màu bên ngoài để nhận biết. Việc làm này tuy nhỏ nhưng cũng là một trong những việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Bước 4: Scan bộ tài liệu, giấy tờ

Nếu muốn an toàn hơn bạn có thể xem và scan tài liệu rồi chuyển dữ liệu và USB hoặc upload lên đâu đó. Tài liệu sau khi được lưu trữ dưới dạng file phần mềm có thể được nén và đặt mật khẩu để đề phòng ai đó cố gắng truy cập.

Bước 5: Cất tài liệu, giấy tờ ngăn nắp vào trong két sắt, kho lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ các tài liệu quan trọng đòi hỏi phải hết sức thận trọng. Khi lưu trữ tài liệu trong quá trình chuyển văn phòng, mỗi công ty cũng nên có một chiếc két sắt để lưu trữ tất cả các tài liệu mật. Các loại két sắt trên thị trường hiện nay có tính bảo mật khá cao nên bạn yên tâm là tài liệu sẽ được đảm bảo tuyệt đối.

Tầm quan trọng việc sắp xếp tài liệu, giấy tờ trước khi chuyển văn phòng

Có một số sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh trước khi thực hiện bất kỳ công việc quan trọng nào, nếu bạn không muốn gặp những hệ quả đáng tiếc.

Sắp xếp giấy tờ ngăn nắp để tránh mất tài liệu quan trọng

Hầu hết các nhân viên cá nhân chỉ cần đặt tài liệu của họ vào một cặp tài liệu, đặt chúng vào hộp thích hợp và coi như xong. Vấn đề là những giấy tờ này có thể dễ dàng thất lạc. Bạn sẽ cần mở từng hộp tại văn phòng mới để tìm biên lai hoặc tài liệu của mình. Để tránh điều này, bạn nên sắp xếp tài liệu của mình ngăn nắp, đặt chúng trong các hộp được đánh dấu và dán nhãn rõ ràng.

Bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ hồ sơ khỏi bị hư hại

Chứng từ, hóa đơn dễ bị rách, nhàu, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn không muốn xảy ra tình trạng rách hợp đồng quan trọng sắp ký kết, mất hóa đơn VAT chưa thanh toán… Vậy thì hãy cất giữ chúng trong một Folder hoặc túi nilon chắc chắn và đặt vào hộp chuyên dụng để giúp bảo vệ tài liệu khỏi những sự cố không mong muốn.

Tiết kiệm thời gian và quản lý giấy tờ, tài liệu dễ dàng

Chuyển văn phòng là công việc khá bận rộn và tẻ nhạt. Bạn càng mất ít thời gian tìm kiếm tài liệu, bạn càng có thể hoàn thành việc chuyển văn phòng sớm hơn, tập trung vào các công việc quan trọng khác còn dang dở.

Như vậy, sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng là công việc rất phức tạp và đòi hỏi khách hàng phải có nhiều kỹ năng, kiến thức nhất định. Hãy tham khảo bài viết trên của Chuyển Nhà Miền Nam để giúp quá trình chuyển văn phòng của bạn trở nên dễ dàng hơn nhé! Để biết thêm nhiều kinh nghiệm, nội dung, thông tin hay ho khác thì đừng quên truy cập vào trang chủ của chúng tôi thường xuyên nhé!