Để chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng, doanh nghiệp cần có một kế hoạch cụ thể và checklist chi tiết. Và sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng là một việc làm rất quan trọng. Văn thư, giấy tờ nên được tổ chức ngăn nắp, giấy tờ quan trọng cần được đặt trong kho lưu trữ hồ sơ đúng vị trí. Cùng đọc bài viết hôm nay của Chuyển Nhà Miền Nam để hiểu rõ hơn nhé!
Cách sắp xếp tài liệu mà doanh nghiệp nên biết
Giấy tờ kinh doanh phải được sắp xếp một cách có kế hoạch, dựa theo tính chất và loại tài liệu, cũng như là kho lưu trữ hồ sơ trở nên ngăn nắp.
- Giấy tờ lưu thông: chẳng hạn như báo giá vận chuyển, vận đơn, danh sách hàng tồn kho và hóa đơn vận chuyển nên được đưa vào danh mục này.
- Các chứng từ tài chính: biên lai thuế, chứng từ thuế thu nhập, sao kê tài khoản ngân hàng, chứng từ vay nợ, sao kê tài khoản cho nhân viên… nên gộp chung vào một loại.
- Giấy tờ liên quan đến tài sản: giấy tờ hợp đồng mua bán, giấy đăng ký xe công ty, giấy cho thuê xe, giấy bảo dưỡng hệ thống máy móc công ty, giấy thuê văn phòng…
- Tài liệu hợp đồng: Bất kỳ tài liệu ràng buộc pháp lý nào cũng phải được tách biệt với các tài liệu khác như hợp đồng lao động, bảo hiểm, hợp đồng thuê văn phòng, tài liệu đăng ký kinh doanh, v.v.
- Giấy tờ tùy thân của nhân viên: Mỗi nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về các loại giấy tờ tùy thân của mình, để hẳn vào một hộp riêng và ghi rõ tên-phòng-ban để tiện tra cứu khi đến văn phòng mới.
- Danh sách liên hệ: Trong quá trình chuyển văn phòng, bạn nên chuẩn bị sẵn danh sách liên lạc như văn phòng phẩm, nước uống, dịch vụ vệ sinh trong khu vực… cũng như số điện thoại của công ty dịch vụ chuyển văn phòng làm việc hay chuyển nhà.
>>> Xem thêm: Những Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty Đầy Đủ Và Chi Tiết Nhất
5 bước sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng đơn giản
Sắp xếp giấy tờ của bạn cũng không quá khó khăn. 5 bước hướng dẫn dưới đây là đủ để bạn lựa chọn cũng như là sắp xếp tài liệu của bạn một cách hiệu quả, chất lượng và nhanh chóng.
Bước 1: Phân loại tài liệu
Trước hết, để sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng, bạn hãy chia tài liệu thành 2 phần cần thiết và không cần thiết. Ngoài ra, biên lai cũ và hợp đồng hết hạn nên được giữ riêng biệt để tránh nhầm lẫn với các tài liệu hiện sử dụng.
Bước 2: Lưu trữ tài liệu
Như đã đề cập ở trên, tài liệu của bạn cũng cần được lưu trữ đúng cách. Theo đó, đối với những tài liệu thường sử dụng hoặc cần sử dụng hiện nay, nên được đặt ở những nơi dễ thấy, dễ lấy. Những tài liệu cần bảo mật hơn tốt nhất nên để ở nơi chỉ những người có thẩm quyền mới được xem.
Bước 3: Hệ thống lại bộ hồ sơ
Sau đó, nên tạo một hệ thống hồ sơ được chia theo danh mục, kèm theo các nhãn dán khác màu bên ngoài để nhận biết. Việc làm này tuy nhỏ nhưng cũng là một trong những kỹ năng nhân viên văn phòng cần biết.
Bước 4: Scan bộ tài liệu
Nếu muốn an toàn hơn bạn có thể xem và scan tài liệu rồi chuyển dữ liệu và USB hoặc upload lên đâu đó. Tài liệu sau khi được lưu trữ dưới dạng file phần mềm có thể được nén và đặt mật khẩu đề phòng ai đó cố gắng truy cập.
Bước 5: Cất tài liệu vào trong két sắt
Lưu trữ các tài liệu quan trọng đòi hỏi phải hết sức thận trọng. Khi lưu trữ tài liệu trong quá trình chuyển văn phòng, mỗi công ty cũng nên có một chiếc két sắt để lưu trữ tất cả các tài liệu mật. Các loại két sắt trên thị trường hiện nay có tính bảo mật khá cao nên bạn yên tâm là tài liệu sẽ được đảm bảo tuyệt đối.
>>> Bài viết cùng chủ đề: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hcm
Sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng có tầm quan trọng thế nào?
Có một số lý do tại sao bạn nên tổ chức các tài liệu kinh doanh của mình trước khi thực hiện bất kỳ công việc quan trọng nào.
Sắp xếp để tránh mất tài liệu quan trọng
Hầu hết các nhân viên cá nhân chỉ cần đặt tài liệu của họ vào một cặp tài liệu, đặt chúng vào hộp thích hợp và coi như xong. Vấn đề là những giấy tờ này có thể dễ dàng thất lạc.
Bạn sẽ cần mở từng hộp tại văn phòng mới để tìm biên lai hoặc tài liệu của mình. Để tránh điều này, bạn nên sắp xếp tài liệu của mình ngăn nắp, đặt chúng trong các hộp được đánh dấu và dán nhãn rõ ràng.
Bảo vệ tài liệu khỏi bị hư hại
Chứng từ, hóa đơn dễ bị rách, nhàu, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn không muốn xảy ra tình trạng rách hợp đồng quan trọng sắp ký kết, mất hóa đơn VAT chưa thanh toán…? Vậy thì hãy cất giữ chúng trong một Folder hoặc túi nilon chắc chắn và đặt vào hộp chuyên dụng để giúp bảo vệ tài liệu khỏi những sự cố không mong muốn.
Tiết kiệm thời gian
Chuyển văn phòng là công việc khá bận rộn và tẻ nhạt. Bạn càng mất ít thời gian tìm kiếm tài liệu, bạn càng có thể hoàn thành việc chuyển văn phòng sớm hơn, tập trung vào các công việc quan trọng khác còn dang dở.
Như vậy, sắp xếp tài liệu trước khi chuyển văn phòng là công việc rất phức tạp và đòi hỏi khách hàng phải có nhiều kỹ năng. Hãy tham khảo bài viết trên của Chuyển Nhà Miền Nam đã gỡ rối nhé! Để biết thêm nhiều kinh nghiệm, nội dung, thông tin hãy thì đừng quên truy cập vào trang chủ của chúng tôi thường xuyên nhé!
