Cách đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng mới

Biết cách đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật những thông tin và tài liệu quan trọng, nhạy cảm hoặc tránh mất mát tài sản trong quá trình chuyển văn phòng mới. Đặc biệt đối với các công ty lớn, việc để lộ thông tin mật thiết sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh sau này. Với kinh nghiệm chuyển văn phòng tại hcm nhiều năm, Chuyển Nhà Miền Nam sẽ giúp bạn bảo mật thông tin quan trọng khi chuyển văn phòng 1 cách hiệu quả nhé!

Bảo mật thông tin cá nhân, tổ chức là gì?

Bảo mật thông tin hay InfoSec là quá trình bảo đảm an toàn cho các dữ liệu cá nhân, tổ chức khỏi sự xâm phạm, lấy cắp của kẻ gian hay tin tặc. Bảo mật thông tin gồm có 3 yếu tố chính:

• Tính bảo mật: Chỉ những cá nhân, tổ chức được cấp quyền mới có thể truy cập vào thông tin. Thông tin sẽ được bảo vệ khỏi sự tiết lộ cho bất kỳ ai không có quyền.
• Tính toàn vẹn: Thông tin luôn được giữ nguyên vẹn và chính xác. Thông tin không bị thay đổi một cách bất hợp pháp. Chỉ những người được cấp quyền mới có thể thực hiện việc chỉnh sửa thông tin.
• Tính khả dụng: Thông tin luôn sẵn sàng cho việc truy cập khi có nhu cầu. Thông tin có thể được truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.

Tài liệu cần đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng

Thông tin nhân viên

Nhân viên là nguồn lực vô giá của doanh nghiệp. Bảo vệ thông tin nhân viên, đặc biệt là những người đứng đầu, là một nhiệm vụ quan trọng. Doanh nghiệp không nên để cho thông tin bị rò rỉ, gây ra những tổn thất như bị đối thủ cạnh tranh. Các nhà tuyển dụng có thể dụ dỗ nhân viên bằng những lợi ích hấp dẫn hơn.

Thông tin khách hàng

Bảo vệ thông tin khách hàng – nhiệm vụ số một của doanh nghiệp. Không chỉ là dữ liệu quan trọng, thông tin khách hàng còn là tài sản vô giá của mỗi công ty. Nếu để rò rỉ, mất mát thông tin khách hàng, doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt. Hàng tỷ đồng tiền lãi có thể biến mất trong tích tắc, không kể đến những hậu quả khác như mất uy tín, khách hàng, cạnh tranh…

Thông tin đối tác

Sở hữu đối tác uy tín hay nhà cung cấp tiết kiệm là một ưu thế cạnh tranh mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng khao khát. Hành vi cạnh tranh không lành mạnh rất phổ biến. Bạn sẽ bị đối thủ vượt mặt nếu để lộ thông tin đối tác.

Thông tin về tình trạng kinh doanh

Việc để lộ thông tin về hoạt động kinh doanh sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Trong nhiều tình huống còn là nguyên nhân làm tan vỡ mọi dự định của doanh nghiệp.

Thông tin về chiến lược, sản phẩm

Sở hữu chiến lược hiệu quả, sản phẩm đột phá là một thế mạnh rất lớn cho doanh nghiệp. Tình trạng đạo nhái ý tưởng kinh doanh và thông tin sản phẩm rất thường xuyên xảy ra. Điều này khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nếu thông tin chiến lược, sản phẩm bị lấy cắp. Đặc biệt khi sản phẩm mới đang trong quá trình hoàn thiện để tung ra thị trường.

Những bí mật kinh doanh của doanh nghiệp

Bí mật kinh doanh là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào lĩnh vực, bí mật kinh doanh có thể là thuật toán nền tảng của ứng dụng, công thức nấu ăn truyền thống,… Tất cả những dữ liệu này đều cần được bảo vệ.

Lưu ý về cách đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng

Khi bạn quyết định chuyển văn phòng, đó không chỉ là việc di chuyển vật chất của doanh nghiệp mà còn là một quá trình bảo mật cho những thông tin và tài sản quan trọng của bạn. Thông thường, hầu hết các thiết bị công nghệ, tài liệu, dữ liệu từ văn phòng cũ sẽ phải chuyển đến văn phòng mới. Đối với tất cả mọi người, điều này đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt để bảo vệ dữ liệu và tài sản của công ty cũng như bảo mật an ninh cho chúng.

Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng về những việc cần phải làm khi chuyển văn phòng mới để đảm bảo thông tin bảo mật, cụ thể:

• Tránh mất mát, hư hỏng: Mất mát, hư hỏng thiết bị, tài liệu, dữ liệu có thể xảy ra trong quá trình di dời văn phòng do nhiều nguyên nhân như va đập, rơi rớt, thất lạc, trộm cắp hay thậm chí là thiên tai. Lập kế hoạch để chuyển văn phòng cẩn thận và đảm bảo mọi thứ được vận chuyển an toàn.
• Bảo vệ thông tin nhạy cảm: Đảm bảo rằng thông tin bí mật và nhạy cảm của công ty được bảo vệ tốt trong quá trình chuyển đổi. Sử dụng các biện pháp bảo vệ như mã hóa dữ liệu, quyền truy cập, đăng nhập, hủy các tài liệu cũ không cần thiết và đảm bảo thông tin được lưu trữ và vận chuyển đúng cách để tránh rò rỉ thông tin quan trọng.
• Tuân thủ Quy định và Pháp luật: Hạn chế mọi hành vi vi phạm liên quan đến quy định, pháp luật và hợp đồng liên quan đến an ninh, bảo mật của công ty. Điều này đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt việc xử lý và chuyển đổi thông tin, cũng như tuân thủ các quy tắc bảo mật dành riêng cho doanh nghiệp. Nắm vững những điểm này và áp dụng khi chuyển văn phòng sẽ giúp bảo mật những thông tin, tài sản quan trọng của bạn được giữ an toàn và bảo mật trong mọi tình huống.

Quy trình bảo mật thông tin cá nhân, tổ chức khi chuyển văn phòng

Để đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu, tài liệu của công ty, đồng thời hỗ trợ quá trình vận hành chuyển đến văn phòng mới được suôn sẻ, quá trình chuyển văn phòng phải được thực hiện một cách khoa học. Trước, trong và sau quá trình chuyển văn phòng, cần phải thực hiện theo quy trình, những thủ tục chuyển văn phòng công ty một cách nghiêm chỉnh, đúng đắn.

Cụ thể, quy trình bao gồm các bước thực hiện chính, người chịu trách nhiệm và thời gian, tất cả đều phải được xác định cẩn thận trước khi bắt đầu. Việc bảo vệ dữ liệu, tài liệu, thiết bị trong quá trình vận chuyển, lưu trữ tại văn phòng mới là rất quan trọng. Các biện pháp bảo quản hồ sơ và tài liệu khi chuyển văn phòng cần được áp dụng đúng cách và sau khi quá trình hoàn tất, công ty cần kiểm tra và đảm bảo rằng việc bảo mật thông tin và tài sản đã được duy trì. Cụ thể:

Lên kế hoạch chi tiết cho việc chuyển văn phòng

Bước đầu tiên để đảm bảo an ninh khi chuyển văn phòng đó là phải có kế hoạch chi tiết và cụ thể. Những công việc cần phải làm là:

• Xác định và lập danh sách các thiết bị, tài liệu, số liệu cần vận chuyển. Hãy phân loại chúng theo thứ tự quan trọng để bố trí phương tiện di chuyển phù hợp.
• Lựa chọn đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng. Hiện nay có rất nhiều công ty chuyển văn phòng trọn gói. Bạn nên trao đổi chi tiết và ký hợp đồng rõ ràng với đầy đủ các điều khoản, chính sách bảo hiểm cho tài sản của công ty.
• Thống nhất với đơn vị vận tải về thời gian, tuyến đường, các loại phương tiện vận chuyển thích hợp, phương thức chuyển văn phòng. Nên ưu tiên những giờ ít xe cộ qua lại để giảm thiểu sự cố.

Việc chuẩn bị đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển văn phòng an toàn. Bạn càng chuẩn bị kỹ bao nhiêu thì quá trình di chuyển sẽ diễn ra suôn sẻ bấy nhiêu.

Đóng gói và niêm phong tài liệu cẩn thận

Sau khi các thiết bị, tài liệu quan trọng đã được liệt kê và phân loại, bước tiếp theo, bạn cần biết cách đóng gói đồ đạc hiệu quả khi chuyển văn phòng và niêm phong tài liệu để bảo quản. Đối với những tài liệu quan trọng thì việc niêm phong là điều cần thiết. Túi nilon, thùng carton có thể dùng để đóng gói các thiết bị, tài liệu, dữ liệu.

Sau khi đóng gói bất kỳ mặt hàng nào, hãy đánh dấu nó, ghi mã số, loại hàng hóa, điểm đến. Phân loại tầm quan trọng và độ nhạy cảm bằng cách sử dụng nhãn màu. Bước cuối cùng là dán kín gói hàng bằng băng dính có logo công ty. Hoặc sử dụng con dấu có số sê-ri. Ghi lại danh sách toàn bộ mã sản phẩm đóng gói vào danh sách cụ thể để so sánh sau khi vận chuyển đến địa điểm mới.

Mã hóa và sao lưu dữ liệu trên máy tính trước khi chuyển văn phòng làm việc

Bước thứ ba trong quy trình chuyển văn phòng là đảm bảo mã hóa được áp dụng để bảo vệ dữ liệu trước khi chuyển văn phòng. Có nhiều cách để sao lưu dữ liệu của bạn:

• Sử dụng máy tính, ổ cứng, USB, điện thoại di động của mình để sao lưu dữ liệu.
• Đặt mật khẩu cho các tập tin quan trọng.
• Sao lưu dữ liệu lên đám mây để lưu trữ ở nơi an toàn, riêng tư, chọn chế độ cá nhân hóa để không ai khác có thể nhìn thấy.
• Xóa dữ liệu cũ không cần thiết hoặc đã sao lưu khỏi máy tính của bạn. Điều này không chỉ có thể làm giảm khối lượng hàng hóa vận chuyển mà còn tránh rò rỉ thông tin.

Tiêu hủy và xóa hồ sơ không sử dụng

Các tài liệu, hồ sơ không còn được sử dụng phải bị hủy. Để ngăn chặn rò rỉ thông tin, không nên dùng các biện pháp phổ biến mà nên sử dụng các phương pháp như đốt, xé, nghiền nát. Nếu bạn có số lượng lớn thiết bị kinh doanh và các tập tin có thể tái sử dụng mà bạn muốn thanh lý, bạn nên xóa dữ liệu trước khi giao dịch. Điều này sẽ giúp đảm bảo an ninh tối ưu và tránh vi phạm dữ liệu.

Kiểm tra và xác nhận hồ sơ, số liệu chính xác, đầy đủ sau khi chuyển văn phòng

Sau khi chuyển đến văn phòng mới cần kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng trang thiết bị, dữ liệu, tài liệu. Đối chiếu với danh sách ban đầu để kiểm tra tình trạng thiếu hàng tồn kho nếu có. Sau khi xác nhận hoàn thành, không có vấn đề gì về tài sản, công ty sẽ tiến hành ký xác nhận hoàn thành và thanh toán cho đơn vị vận chuyển.

Ngoài ra, cũng cần phải báo cáo và bàn giao kết quả chuyển văn phòng cho người phụ trách. Nếu có vấn đề cần giải quyết thì nên tìm cách khắc phục trước khi tiếp tục hoạt động.

Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ đến bạn đọc cách đảm bảo thông tin bảo mật khi chuyển văn phòng hiệu quả một cách chi tiết. Tuy nhiên, điều này sẽ không quá khó khăn nếu doanh nghiệp thực hiện chuyến đi an toàn và khoa học. Ứng dụng các giải pháp trên, chắc chắn công ty bạn sẽ không còn lo lắng về việc thất lạc hay lộ tài liệu quan trọng nữa. Hãy theo dõi Chuyển Nhà Miền Nam để cập nhật tin tức thường xuyên cũng như liên hệ với chúng tôi nếu có bất kì thắc mắc nào khi chuyển văn phòng nhé!