Quá trình chuyển nhà hay chuyển văn phòng không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển đồ đạc đến nơi ở mới. Một bước cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua hoặc làm sơ sài chính là thủ tục bàn giao, hoàn trả mặt bằng cho chủ nhà hoặc bên cho thuê. Và linh hồn của thủ tục này chính là “Biên bản hoàn trả mặt bằng“ (hay còn gọi là Biên bản bàn giao mặt bằng).

Việc lập và ký kết một biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ, rõ ràng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “tấm lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả người thuê lẫn bên cho thuê. Bạn đang chuẩn bị kết thúc hợp đồng thuê và cần hoàn tất thủ tục này? Chuyển Nhà Miền Nam, đơn vị chuyển văn phòng trọn gói với 8 năm kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn khách hàng di dời, sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về tầm quan trọng, nội dung cần có và quy trình thực hiện liên quan đến biên bản hoàn trả mặt bằng.

Biên bản hoàn trả mặt bằng là gì?

Biên bản hoàn trả mặt bằng là một văn bản pháp lý quan trọng, ghi nhận việc bên thuê hoặc bên sử dụng mặt bằng chính thức bàn giao lại mặt bằng cho bên cho thuê hoặc chủ sở hữu sau khi kết thúc thời hạn thuê, sử dụng hoặc khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Văn bản này đóng vai trò là bằng chứng ghi lại hiện trạng thực tế của mặt bằng tại thời điểm bàn giao, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các bên đối với những hư hỏng, thay đổi (nếu có) so với tình trạng ban đầu. Việc lập biên bản hoàn trả mặt bằng giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, hạn chế tối đa các tranh chấp có thể phát sinh sau này liên quan đến tình trạng tài sản và các nghĩa vụ tài chính còn lại.

Các nội dung thiết yếu cần có trong mọi biên bản hoàn trả mặt bằng

Để đảm bảo tính pháp lý, rõ ràng và đầy đủ, một biên bản hoàn trả mặt bằng cần bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

1. Thông tin các bên tham gia

Bên hoàn trả (Bên A): Ghi rõ tên đầy đủ (cá nhân/tổ chức), địa chỉ, số CMND/CCCD/Mã số doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật (nếu là tổ chức), số điện thoại, email liên hệ.
Bên nhận hoàn trả (Bên B): Ghi rõ tên đầy đủ (cá nhân/tổ chức), địa chỉ, số CMND/CCCD/Mã số doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật (nếu là tổ chức), số điện thoại, email liên hệ.

2. Thông tin về mặt bằng hoàn trả

Địa chỉ cụ thể của mặt bằng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Diện tích mặt bằng.
Mục đích sử dụng mặt bằng theo hợp đồng.
Thông tin tham chiếu đến hợp đồng thuê/sử dụng mặt bằng (số hợp đồng, ngày ký).

3. Thời gian và địa điểm lập biên bản

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản.
Địa điểm các bên tiến hành ký kết biên bản.

4. Hiện trạng mặt bằng khi hoàn trả

Tình trạng chung: Mô tả tổng quan về tình trạng mặt bằng (ví dụ: sạch sẽ, đã dọn dẹp, còn nguyên vẹn, có hư hỏng…).
Hiện trạng cụ thể các hạng mục:
Kết cấu: Tường, trần, sàn, cửa ra vào, cửa sổ (tình trạng sơn, nứt, thấm, cong vênh…).
Hệ thống điện: Công tơ điện (chỉ số tại thời điểm bàn giao), dây dẫn, ổ cắm, công tắc, đèn chiếu sáng (số lượng, tình trạng hoạt động).
Hệ thống nước: Công tơ nước (chỉ số tại thời điểm bàn giao), vòi nước, đường ống, thiết bị vệ sinh (bồn cầu, lavabo, vòi sen… tình trạng hoạt động, rò rỉ).
Trang thiết bị kèm theo (nếu có): Liệt kê chi tiết từng loại tài sản, trang thiết bị đã được bàn giao ban đầu (ví dụ: điều hòa, bình nóng lạnh, tủ bếp, bàn ghế…) và mô tả tình trạng hiện tại của chúng (số lượng, chủng loại, nhãn hiệu, tình trạng hoạt động, hư hỏng nếu có).

5. Các thỏa thuận khác (nếu có)

Ghi nhận các thỏa thuận về việc sửa chữa, khắc phục hư hỏng (nếu có): Bên nào chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành.
Thỏa thuận về việc xử lý các tài sản còn lại của bên hoàn trả (nếu có).
Các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng (tiền thuê chưa thanh toán, tiền đền bù thiệt hại…).
Thỏa thuận về việc thanh lý hợp đồng (nếu có).

6. Cam kết của các bên

Bên hoàn trả cam kết đã bàn giao lại toàn bộ mặt bằng và các trang thiết bị (nếu có) theo đúng hiện trạng đã mô tả.
Bên nhận hoàn trả cam kết đã nhận lại mặt bằng và các trang thiết bị (nếu có) theo đúng hiện trạng đã mô tả.
Hai bên không có bất kỳ khiếu nại hay thắc mắc nào khác liên quan đến việc hoàn trả mặt bằng (hoặc ghi rõ các vấn đề còn tồn tại cần giải quyết).

7. Chữ ký của các bên

Đại diện có thẩm quyền của mỗi bên ký và ghi rõ họ tên, chức vụ (nếu là tổ chức thì đóng dấu).
Nếu có người làm chứng, cần có chữ ký và thông tin của người làm chứng.
Số bản: Ghi rõ biên bản được lập thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản và có giá trị pháp lý như nhau.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và ghi chép đầy đủ các nội dung trên sẽ giúp biên bản hoàn trả mặt bằng trở thành một công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả bên cho thuê và bên thuê, đồng thời là cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) một cách minh bạch và công bằng.

[MẪU] Biên Bản Hoàn Trả Mặt Bằng Chuẩn 2025 (Cập Nhật Mới Nhất)

Dưới đây là mẫu Biên bản Hoàn Trả Mặt Bằng được cập nhật mới nhất, chuẩn cho năm 2025 để bạn tham khảo.

File Biên Bản Hoàn Trả Mặt Bằng Tải xuống

Câu hỏi thường gặp

Nếu có tranh chấp và không thể thống nhất nội dung biên bản, bạn nên:

Ghi lại các điểm bất đồng.
Chụp ảnh, quay video chi tiết hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao làm bằng chứng.
Mời người làm chứng (nếu có thể).
Gửi văn bản thông báo về việc bàn giao và tình trạng mặt bằng cho bên cho thuê.
Nếu cần, tìm đến sự hỗ trợ pháp lý từ luật sư hoặc cơ quan hòa giải.

Hao mòn thông thường là những thay đổi tự nhiên của mặt bằng sau một thời gian sử dụng hợp lý, không phải do lỗi cố ý hay bất cẩn của người thuê (ví dụ: sơn tường hơi ngả màu, vết xước nhỏ trên sàn do đi lại…). Điều này thường được quy định tương đối trong hợp đồng thuê. Các thiệt hại lớn như tường bị thủng, cửa kính vỡ, thiết bị hỏng hóc nặng… không được coi là hao mòn thông thường.

Thời hạn này thường được thỏa thuận trong hợp đồng thuê. Nếu không có thỏa thuận cụ thể, pháp luật hiện hành (Bộ luật Dân sự) không quy định cứng nhắc, nhưng việc hoàn trả cần được thực hiện trong thời gian hợp lý sau khi đã xác định không có thiệt hại hoặc đã khấu trừ chi phí sửa chữa (nếu có). Thông thường là trong vòng 7-15 ngày.

Pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải công chứng Biên bản hoàn trả mặt bằng. Tuy nhiên, việc công chứng (nếu hai bên mong muốn) sẽ làm tăng thêm giá trị pháp lý cho văn bản khi có tranh chấp. Thông thường, chỉ cần chữ ký hợp lệ của hai bên là đủ.

Biên bản hoàn trả mặt bằng là một văn bản pháp lý quan trọng, khép lại quá trình thuê và sử dụng mặt bằng một cách minh bạch và an toàn cho cả hai bên. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra cẩn thận và lập biên bản chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những phiền phức, tranh chấp không đáng có và bảo vệ quyền lợi của mình, đặc biệt là khoản tiền đặt cọc.

Đừng quên rằng, để có thể tập trung hoàn thành tốt thủ tục quan trọng này, việc giải phóng bản thân khỏi gánh nặng vận chuyển đồ đạc là vô cùng cần thiết. Chuyển Nhà Miền Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn di dời nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Hoàn tất việc di dời dễ dàng cùng Chuyển Nhà Miền Nam! Liên hệ ngay hotline 0937 666 323 để được tư vấn chi tiết!