Quá trình chuyển nhà hay chuyển văn phòng không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển đồ đạc đến nơi ở mới. Một bước cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua hoặc làm sơ sài chính là thủ tục bàn giao, hoàn trả mặt bằng cho chủ nhà hoặc bên cho thuê. Và linh hồn của thủ tục này chính là “Biên bản hoàn trả mặt bằng“ (hay còn gọi là Biên bản bàn giao mặt bằng).

Việc lập và ký kết một biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ, rõ ràng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “tấm lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả người thuê lẫn bên cho thuê. Bạn đang chuẩn bị kết thúc hợp đồng thuê và cần hoàn tất thủ tục này? Chuyển Nhà Miền Nam, đơn vị chuyển văn phòng trọn gói với 8 năm kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn khách hàng di dời, sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về tầm quan trọng, nội dung cần có và quy trình thực hiện liên quan đến biên bản hoàn trả mặt bằng.

Tại sao biên bản hoàn trả mặt bằng lại cực kỳ quan trọng?

Đừng xem nhẹ văn bản này! Biên bản hoàn trả mặt bằng đóng vai trò then chốt vì những lý do sau.

Cơ sở pháp lý chấm dứt nghĩa vụ thuê

Đây là văn bản chính thức xác nhận việc bên thuê đã hoàn thành nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng cho bên cho thuê theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng thuê nhà/văn phòng. Nó đánh dấu sự chấm dứt trách nhiệm pháp lý của người thuê đối với mặt bằng đó kể từ thời điểm bàn giao.

Căn cứ quan trọng để giải quyết tiền đặt cọc

Biên bản ghi nhận chi tiết hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao. Đây là cơ sở khách quan để hai bên đối chiếu với tình trạng ban đầu, xác định các thiệt hại (nếu có) ngoài hao mòn thông thường, từ đó quyết định việc hoàn trả tiền đặt cọc (cọc nhà/văn phòng) một cách công bằng, minh bạch.

Phòng ngừa tranh chấp phát sinh sau này

Một biên bản chi tiết, có đầy đủ chữ ký của các bên sẽ là bằng chứng vững chắc, giúp giải quyết nhanh chóng và hiệu quả mọi tranh chấp có thể phát sinh sau này liên quan đến tình trạng mặt bằng, thiệt hại hoặc các vấn đề khác sau khi người thuê đã rời đi.

Xác nhận hoàn tất các nghĩa vụ tài chính khác

Biên bản cũng có thể là nơi xác nhận bên thuê đã thanh toán đầy đủ các khoản chi phí cuối cùng như tiền điện, nước, phí quản lý… tính đến ngày bàn giao.

Nội dung cần có trong một biên bản hoàn trả mặt bằng chuẩn xác

Để đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng, một biên bản hoàn trả mặt bằng cần có đầy đủ các nội dung sau:

Thông tin cơ bản

Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Tên biên bản: BIÊN BẢN HOÀN TRẢ MẶT BẰNG (hoặc Biên bản bàn giao mặt bằng).
Thời gian, địa điểm lập biên bản.
Thông tin các bên tham gia:
- Bên cho thuê (Bên A): Họ tên/Tên tổ chức, Địa chỉ, Số CCCD/CMND/Mã số doanh nghiệp, Thông tin người đại diện (nếu là tổ chức).
- Bên thuê (Bên B): Họ tên/Tên tổ chức, Địa chỉ, Số CCCD/CMND/Mã số doanh nghiệp, Thông tin người đại diện (nếu là tổ chức).
Thông tin mặt bằng bàn giao: Địa chỉ cụ thể, diện tích, mục đích sử dụng theo hợp đồng thuê.
Căn cứ lập biên bản: Dẫn chiếu đến Hợp đồng thuê số… ngày… tháng… năm….

Nội dung bàn giao chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất, cần ghi nhận rõ ràng:

Hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao:
- Kết cấu chung: Tường, trần, sàn nhà (tình trạng sơn, gạch, có nứt vỡ, thấm dột không?).
- Hệ thống cửa: Cửa chính, cửa sổ, cửa phòng (có khóa, hoạt động tốt không?).
- Hệ thống điện: Đèn, công tắc, ổ cắm (hoạt động bình thường, có hư hỏng gì không?).
- Hệ thống nước: Vòi nước, thiết bị vệ sinh (lavabo, bồn cầu…) (có rò rỉ, nứt vỡ, hoạt động tốt không?).
- Trang thiết bị kèm theo (nếu có): Điều hòa, bình nóng lạnh, tủ bếp… (tình trạng hoạt động, có hư hỏng gì không?).
- Hiện trạng khác: Các ghi nhận cụ thể về vết bẩn khó tẩy, vết xước, hư hỏng nhỏ…
- (Nên có phụ lục hình ảnh kèm theo nếu cần thiết).
Số liệu công tơ điện, nước: Ghi rõ chỉ số cuối cùng của đồng hồ điện, đồng hồ nước tại thời điểm bàn giao.
Số lượng chìa khóa, thẻ từ (nếu có) đã bàn giao.
Xác nhận về việc Bên B đã di dời toàn bộ tài sản cá nhân ra khỏi mặt bằng.
Xác nhận về việc Bên B đã thanh toán đầy đủ các khoản chi phí (tiền thuê tháng cuối, điện, nước, phí quản lý…) tính đến ngày bàn giao.

Thỏa thuận về tiền đặt cọc

Ghi rõ số tiền đặt cọc ban đầu.
Liệt kê các khoản khấu trừ (nếu có) do thiệt hại gây ra bởi Bên B (ngoài hao mòn thông thường), kèm theo chi phí sửa chữa ước tính hoặc đã thỏa thuận.
Số tiền đặt cọc còn lại Bên A hoàn trả cho Bên B.
Thời hạn Bên A hoàn trả tiền đặt cọc.

Cam kết và chữ ký các bên

Lời cam kết của các bên về tính chính xác của nội dung biên bản.
Chữ ký (và đóng dấu nếu là tổ chức) của đại diện Bên A và Bên B.
Có thể có thêm chữ ký của người làm chứng (nếu cần).

Quy trình thực hiện bàn giao và ký biên bản hoàn trả mặt bằng

Để việc bàn giao mặt bằng diễn ra suôn sẻ, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước ngày bàn giao

Xem lại hợp đồng thuê: Nắm rõ các điều khoản về hiện trạng mặt bằng khi bàn giao, trách nhiệm sửa chữa, thời hạn báo trước…
Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ: Đây là trách nhiệm cơ bản của người thuê. Trả lại mặt bằng trong tình trạng sạch sẽ nhất có thể.
Thực hiện sửa chữa cần thiết: Khắc phục các thiệt hại do mình gây ra (ngoài hao mòn thông thường) theo thỏa thuận hoặc quy định trong hợp đồng.
Di dời toàn bộ đồ đạc cá nhân: Đây là lúc bạn cần đến dịch vụ chuyển nhà/văn phòng chuyên nghiệp như Chuyển Nhà Miền Nam để đảm bảo đồ đạc được vận chuyển hết ra khỏi mặt bằng trước giờ hẹn bàn giao.
Chụp ảnh/quay video hiện trạng: Ghi lại bằng chứng về tình trạng mặt bằng sau khi đã dọn dẹp, sửa chữa.
Chuẩn bị dự thảo biên bản hoàn trả mặt bằng: Soạn sẵn các nội dung cơ bản để tiết kiệm thời gian khi gặp mặt.
Hẹn lịch bàn giao: Thống nhất thời gian cụ thể với bên cho thuê.

Bước 2: Tiến hành bàn giao thực tế

Cùng kiểm tra hiện trạng: Bên thuê và Bên cho thuê (hoặc người đại diện) cùng nhau đi kiểm tra chi tiết từng hạng mục của mặt bằng. Đối chiếu với hiện trạng ban đầu (nếu có biên bản bàn giao lúc nhận nhà).
Ghi nhận số liệu điện, nước: Cùng nhau chốt số công tơ đồng hồ điện, đồng hồ nước.
Thảo luận và thống nhất: Nếu có điểm chưa thống nhất về hiện trạng hoặc thiệt hại, hai bên cần trao đổi thẳng thắn để đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Hoàn thiện biên bản: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin đã kiểm tra và thống nhất vào Biên bản hoàn trả mặt bằng.

Bước 3: Ký biên bản và bàn giao chìa khóa

Đọc kỹ lại biên bản: Cả hai bên đọc lại toàn bộ nội dung biên bản một lần cuối trước khi ký.
Ký tên: Đại diện hợp pháp của hai bên ký và ghi rõ họ tên. Đóng dấu nếu là doanh nghiệp.
Số lượng biên bản: Lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Bàn giao chìa khóa: Bên thuê trao trả lại toàn bộ chìa khóa, thẻ từ… cho Bên cho thuê.

Câu hỏi thường gặp

Nếu có tranh chấp và không thể thống nhất nội dung biên bản, bạn nên:

Ghi lại các điểm bất đồng.
Chụp ảnh, quay video chi tiết hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao làm bằng chứng.
Mời người làm chứng (nếu có thể).
Gửi văn bản thông báo về việc bàn giao và tình trạng mặt bằng cho bên cho thuê.
Nếu cần, tìm đến sự hỗ trợ pháp lý từ luật sư hoặc cơ quan hòa giải.

Hao mòn thông thường là những thay đổi tự nhiên của mặt bằng sau một thời gian sử dụng hợp lý, không phải do lỗi cố ý hay bất cẩn của người thuê (ví dụ: sơn tường hơi ngả màu, vết xước nhỏ trên sàn do đi lại…). Điều này thường được quy định tương đối trong hợp đồng thuê. Các thiệt hại lớn như tường bị thủng, cửa kính vỡ, thiết bị hỏng hóc nặng… không được coi là hao mòn thông thường.

Thời hạn này thường được thỏa thuận trong hợp đồng thuê. Nếu không có thỏa thuận cụ thể, pháp luật hiện hành (Bộ luật Dân sự) không quy định cứng nhắc, nhưng việc hoàn trả cần được thực hiện trong thời gian hợp lý sau khi đã xác định không có thiệt hại hoặc đã khấu trừ chi phí sửa chữa (nếu có). Thông thường là trong vòng 7-15 ngày.

Pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải công chứng Biên bản hoàn trả mặt bằng. Tuy nhiên, việc công chứng (nếu hai bên mong muốn) sẽ làm tăng thêm giá trị pháp lý cho văn bản khi có tranh chấp. Thông thường, chỉ cần chữ ký hợp lệ của hai bên là đủ.

Biên bản hoàn trả mặt bằng là một văn bản pháp lý quan trọng, khép lại quá trình thuê và sử dụng mặt bằng một cách minh bạch và an toàn cho cả hai bên. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra cẩn thận và lập biên bản chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những phiền phức, tranh chấp không đáng có và bảo vệ quyền lợi của mình, đặc biệt là khoản tiền đặt cọc.

Đừng quên rằng, để có thể tập trung hoàn thành tốt thủ tục quan trọng này, việc giải phóng bản thân khỏi gánh nặng vận chuyển đồ đạc là vô cùng cần thiết. Chuyển Nhà Miền Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn di dời nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Hoàn tất việc di dời dễ dàng cùng Chuyển Nhà Miền Nam! Liên hệ ngay hotline 0937 666 323 để được tư vấn chi tiết!

Biên Bản Hoàn Trả Mặt Bằng: Mẫu Chuẩn & Quy Trình Chi Tiết