0786.023.023
0934.148.751
Cách quản lý chi phí khi chuyển văn phòng là một vấn đề quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa hiệu quả hoạt động trong quá trình chuyển văn phòng. Để làm được điều này, bạn cần có một kế hoạch tài chính cá nhân rõ ràng, lập dự án chi tiết cho việc chuyển văn phòng, ước tính doanh thu và quản lý tiền mặt một cách hợp lý. Hãy tận dụng những lời khuyên từ Chuyển Nhà Miền Nam để quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi nhé!
Cách quản lý chi phí khi chuyển văn phòng doanh nghiệp cần biết
Để quản lý chi phí thiết kế và thuê văn phòng, bạn cần lập mẫu bảng hoặc file Excel. Chú ý đối với việc trừ chi phí thuê văn phòng và thời điểm xuất hóa đơn. Khi quyết định chuyển văn phòng, cần bắt đầu lập kế hoạch để chuyển văn phòng chi tiết, bao gồm các bước và ngân sách dự kiến. Kế hoạch này sẽ bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án cho thuê văn phòng
- Để tiến hành một chuyển đổi suôn sẻ, trước hết cần phải xác định rõ những nhiệm vụ không thể thiếu liên quan đến quá trình di chuyển.
- Chỉ định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho việc chuyển văn phòng
- Xác định ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào.
- Đặt ra thời hạn khi công việc phải được hoàn thành.
Quyết định ai chịu trách nhiệm
Một trong những việc cần làm khi chuyển văn phòng đó là bổ nhiệm ai đó làm điều phối viên di chuyển văn phòng. Đối với việc thuê văn phòng khác địa chỉ đăng ký kinh doanh, hãy chắc chắn rằng người chịu trách nhiệm đã được chỉ định và biết cách hạch toán chi phí thuê văn phòng cũng như chi phí thuê phòng nghỉ và hạch toán chi phí thuê container nếu cần thiết.
Thành lập đội phụ trách dự án chuyển văn phòng
Đội ngũ chuyển văn phòng sẽ phối hợp chặt chẽ với điều phối viên tại văn phòng để xem xét toàn bộ văn phòng và đảm bảo không bỏ sót thứ gì. Dưới sự hướng dẫn của điều phối viên trụ sở chính, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:
- Thành lập nhóm phụ trách
- Liệt kê các nhiệm vụ di chuyển
- Xác định trình tự của chúng
- Phân công trách nhiệm
- Đặt thời gian mục tiêu
Nhóm di chuyển nên bao gồm những người có kiến thức về tài chính cá nhân để đảm bảo rằng mọi chi phí đều được ghi chép cẩn thận, bao gồm cả tiền mặt và các giao dịch không tiền mặt khác, nhằm hạn chế các chi phí phát sinh khi chuyển văn phòng.
Mẹo: Nhóm chuyển nhà nên họp thường xuyên để đảm bảo kế hoạch đúng tiến độ. Các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như các cuộc họp hàng tuần, sẽ nâng cao trách nhiệm giải trình và giúp bạn đi đúng hướng.
Xác định chỉ tiêu ngân sách, doanh thu cho dự án chuyển văn phòng
Hãy chắc chắn rằng bạn đã lập một ngân sách chi tiết và đã hạch toán mọi chi phí, từ chi phí thiết kế văn phòng đến chi phí thuê, doanh thu và nâng cấp thiết bị. Bạn cũng cần lên kế hoạch mua thêm một khoản “bảo hiểm” cho việc chuyển nhà vì trong quá trình di chuyển, nhiều đồ dùng có thể bị hư hỏng hoặc sắp xếp lại nếu cần thiết cho văn phòng mới.
Lập thời gian biểu (timeline)
Thời gian biểu cần phải phản ánh tất cả các công đoạn, từ việc lựa chọn tòa nhà mới cho đến việc hoàn tất việc chuyển dọn. Sau khi chọn thời gian lý tưởng để chuyển văn phòng, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu chi tiết, chẳng hạn như mất bao lâu để xây dựng hoặc thiết kế văn phòng mới của bạn. Thực hiện việc di dời, sắp xếp, và lắp đặt các thiết bị văn phòng…
Mẹo: Bạn nên thông báo cho nhân viên của mình về việc di dời càng sớm càng tốt, đặc biệt đối với những trường hợp di dời khỏi vị trí hiện tại của họ. Sau đó, khuyến khích toàn thể nhân viên thường xuyên cập nhật quá trình di chuyển.
Tìm văn phòng doanh nghiệp mới để thuê
Khi bạn tìm kiếm văn phòng mới, hãy lưu ý đến việc thuê văn phòng tại một dự án hoặc tòa nhà cụ thể. Một yêu cầu thuê điển hình thường bao gồm các tiêu chí sau đây:
- Vị trí, diện tích, ngân sách thuê, mức giá thuê, và thời gian thuê là những tiêu chí điển hình trong một yêu cầu thuê.
- Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, bãi đậu xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ.
- Tiến độ: Chậm nhất là phải di chuyển đến địa điểm hiện tại, bắt đầu công việc nội thất, dọn vào và bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
- Ngoài ra, các yêu cầu khác cũng bao gồm xem xét yếu tố phong thủy, đánh giá tiện ích xung quanh, và xem xét thương hiệu của tòa nhà.
- Có một bộ tiêu chí chi tiết dựa trên nhu cầu của người dùng sẽ giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và lựa chọn văn phòng một cách nhanh chóng, đồng thời tránh những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
Để thuê văn phòng, bạn có thể tự tìm kiếm và hợp tác trực tiếp với Ban quản lý tòa nhà hoặc thuận tiện hơn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với các đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng.
Bạn có thể tham khảo các phương án thuê chuyển văn phòng tại Hà Nội và chuyển văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Lập kế hoạch cho văn phòng mới của doanh nghiệp
Kế hoạch dự án nên bao gồm hạch toán chi phí thiết kế văn phòng, thuê (thuê nhà làm văn phòng) và chi phí thuê văn phòng được trừ khi nào. Ngoài ra, bạn cần xem xét việc mượn nhà của giám đốc làm văn phòng nếu có. Kế hoạch di dời văn phòng tùy chỉnh, có tính đến những thứ như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị mà công ty bạn có, phương tiện vận chuyển, v.v. Kế hoạch di dời tùy chỉnh nên bao gồm:
Phương án bố trí tầng văn phòng mới
Phương án bố trí tầng văn phòng mới, phối hợp với đơn vị thiết kế văn phòng để có bản đồ vị trí nội thất, không gian làm việc, không gian chung, trang thiết bị văn phòng, hạch toán chi phí thiết kế văn phòng và file excel kế hoạch.
Đây là cơ hội tuyệt vời để xác định và cải thiện các vấn đề với không gian làm việc hiện tại của bạn như: bố trí máy photocopy không phù hợp, vị trí đường đi, hướng ngồi không phù hợp, v.v. Một phương án bố trí sàn văn phòng hoàn chỉnh mới sẽ giải quyết được những vấn đề này.
Tiếp theo, cung cấp bản sao kế hoạch sắp xếp của bạn cho các bộ phận liên quan: nhóm phụ trách, các nhóm chức năng trong công ty, nhà cung cấp dịch vụ, đơn vị cung ứng và thực hiện hạch toán chi phí thuê container, đồ nội thất, điện, ánh sáng, vv.
Kiểm kê đồ nội thất và thiết bị hiện có
Kiểm kê đồ nội thất và thiết bị hiện có, xem xét việc hạch toán chi phí thuê phòng nghỉ. Không phải tất cả đồ dùng văn phòng cũ sẽ được mang đến văn phòng mới, điều này sẽ giúp xác định việc di chuyển đến không gian mới và những gì sẽ được thay thế hoặc loại bỏ. Có thể bạn sẽ muốn hợp tác với một đơn vị thiết kế văn phòng để công việc của bạn được hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển văn phòng doanh nghiệp uy tín
Nhận thông tin từ ít nhất 3 đối tác doanh nghiệp và nhà cung cấp để đảm bảo bạn nhận được ưu đãi tốt nhất cho việc chuyển văn phòng của mình, đồng thời cân nhắc chi phí thuê văn phòng khác địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào các mặt hàng chuyên dụng như thiết bị y tế, thiết bị dễ vỡ, có độ chính xác cao hoặc bạn đang vận chuyển hàng hóa có giá trị cao như tác phẩm nghệ thuật, hãy đảm bảo hợp tác với một công ty vận chuyển có kinh nghiệm chuyển văn phòng lâu năm, chuyển nghiệp.
Đối với việc chuyển văn phòng, trong đó một phần hoặc toàn bộ nhân viên chuyển đến văn phòng mới, hãy làm việc với đối tác chuyển văn phòng đủ năng lực để hỗ trợ chuyển nếu khoảng cách xa. Ngoài ra, việc cung cấp cho nhân viên các giải pháp có thể giúp họ bớt căng thẳng hơn trong quá trình chuyển đổi.
Thông báo cho nhà cung cấp, đối tác doanh nghiệp hiện tại
Thông báo cho nhà cung cấp và đối tác doanh nghiệp về việc chuyển đến địa chỉ mới, bao gồm các dịch vụ chuyển phát nhanh và cơ quan bưu điện. Cập nhật thông tin đến các cơ quan nhà nước như thuế và công an khu vực. Đảm bảo quản lý hóa đơn thuê văn phòng để hạch toán chi phí đúng thời hạn:
- Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, báo và tạp chí.
- Các cơ quan nhà nước liên quan như thuế, công an khu vực..
- Nhà cung cấp dịch vụ điện thoại, đường trục và các nhà cung cấp dữ liệu khác. Nếu chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ khác, trước tiên hãy đảm bảo mọi thứ đã được thiết lập và kiểm tra cũng như thiết lập mọi mạng và máy chủ nội bộ.
- Hãy cho khách hàng và khách hàng của bạn biết rằng bạn sắp chuyển địa điểm trước khi chuyển địa điểm để họ biết có thể xảy ra sự chậm trễ trong dịch vụ hoặc liên lạc, đồng thời giải thích cách thức và địa điểm họ có thể nhận dịch vụ trong quá trình di chuyển.
- Hãy gửi email cho đối tác và đừng quên thông báo trên website hoặc các phương tiện thông tin đại chúng nếu cần thiết.
5 sai lầm cần tránh khi thuê, chuyển văn phòng cho doanh nghiệp
Không lập kế hoạch cụ thể
Bạn chắc chắn sẽ cảm thấy “lộn xộn” và rất khó kiểm soát, báo cáo nếu không có kế hoạch cụ thể khi chuyển và thuê văn phòng.
Dành chút thời gian xem xét, đánh giá tòa nhà, văn phòng
Một số doanh nghiệp chỉ cần nhìn qua văn phòng trong 20 – 30 phút, rồi quyết định ngay lập tức mà không cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu thấy hợp lý, họ sẽ bắt đầu thương lượng và kết thúc hợp đồng. Phương pháp này tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Thời gian tìm văn phòng thuê quá ngắn
Trừ những trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời điểm thích hợp nhất để nghiên cứu thị trường và lựa chọn tòa nhà là từ 4 – 6 tháng trước ngày thuê. Nếu thời gian tìm văn phòng thuê quá ngắn sẽ dẫn đến nguy cơ không đủ thời gian đàm phán giá, văn phòng không phù hợp để sử dụng, làm tăng chi phí thiết kế và thi công, mua sắm nội thất và nhiều chi phí khác. mặt hàng. có liên quan.
Tìm kiếm, lựa chọn doanh nghiệp thiết kế, thi công nội thất quá muộn
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế, thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và chi phí. Đồng thời, nhiều công ty thiết kế, xây dựng nội thất sẵn sàng hỗ trợ miễn phí việc bố trí mặt bằng và dự toán chi phí đầu tư. Đây là hai tiêu chí quan trọng để bạn quyết định có nên thuê một văn phòng cụ thể hay không.
Liên hệ với đơn vị chuyển văn phòng quá muộn
Tránh phải đợi đến gần ngày chuyển văn phòng mới tìm đơn vị chuyển văn phòng. Như Chuyển Nhà Miền Nam đã nêu ở trên, các đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng tư vấn và đưa ra giải pháp tối ưu. Mặt khác, nếu có nhiều thời gian, bạn sẽ có thể lựa chọn được đơn vị uy tín.
Qua bài viết trên, Chuyển Nhà Miền Nam đã chia sẻ đến bạn cách quản lý chi phí khi chuyển văn phòng vô cùng hiệu quả 1 cách chi tiết nhất. Nếu còn bất kì vấn đề nào, bạn có thể liên hệ Chuyển Nhà Miền Nam. Chúng tôi đảm bảo tối ưu hóa mọi khía cạnh của quá trình chuyển, giúp bạn tiết kiệm tài chính và thời gian đáng kể. Đặt niềm tin vào chúng tôi để quản lý chi phí hiệu quả trong dự án chuyển văn phòng của bạn.
Nhân viên của Chuyển Nhà Miền Nam, chuyên tư vấn và hỗ trợ Khách hàng lựa chọn dịch vụ chất lượng tốt nhất – chi phí rẻ khi chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói.